Các phương pháp tiến hành kiểm kê

Theo Nguyễn Việt & Võ văn Nhị (2006), có ba phương pháp tiến hành kiểm kê bao gồm kiểm kê hiện vật, kiểm kê tiền, chứng phiếu có giá trị và chứng khoán và kiểm kê tiền gửi ngân hàng và các khoản thanh toán.

            Kiểm kê hiện vật

Kiểm kê hiện vật là việc cân, đong, đo, đếm tại chỗ đối với các loại tài sản bằng hiện vật là đối tượng kiểm kê như vật liệu, sản phẩm, hàng hoá. Để thuận tiện cho kiểm kê, trước khi tiến hành kiểm kê cần sắp xếp các tài sản hiện vật theo thứ tự, chuẩn bị đủ phương tiện cho quá trình kiểm kê. Cần phải có mặt những người bảo quản tài sản được kiểm kê cùng tham gia, khi kiểm kê cần chú ý tình trạng chất lượng của tài sản. Đối với các tài sản hiện vật thuộc sở hữu của doanh nghiệp nhưng hiện đang nằm ngoài phạm vi doanh nghiệp và đang do một doanh nghiệp bạn bảo quản giúp thì khi kiểm kê cũng cần phải đối chiếu với đơn vị bạn để xác minh số liệu thực tế có phù hợp với số liệu kế toán không.

            Kiểm kê tiền mặt, chứng phiếu có giá và chứng khoán 

Đối với các đối tượng tài sản kiểm kê là tiền mặt, chứng phiếu có giá và chứng khoán cần phải kiểm kê toàn bộ bằng cách đếm trực tiếp từng loại, đối chiếu và lập báo cáo kiểm kê theo mẫu qui định.

            Kiểm kê tiền gửi ngân hàng và các khoản thanh toán

Kiểm kê tiền gửi ngân hàng và các khoản thanh toán được tiến hành bằng cách đối chiếu số dư của từng tài khoản giữa sổ kế toán của doanh nghiệp và số dư trên sổ của ngân hàng hoặc với các đơn vị có quan hệ thanh toán với doanh nghiệp. Nếu có phát hiện chênh lệch thì phải tiến hành đối chiếu lại theo từng chứng từ liên quan để tìm nguyên nhân và sau đó lập chứng từ đính chính để điều chỉnh. Khi kiểm kê phải đối chiếu từng khoản, lập báo cáo kiểm kê, nêu rõ tên tài khoản kiểm kê và số dư từng khoản đối chiếu với đơn vị liên quan, nếu có số chênh lệch cần ghi rõ nguyên nhân chênh lệch và người nào chịu trách nhiệm về sự chênh lệch này.

            Vai trò của kế toán trong quá trình kiểm kê

Trong quá trình kiểm kê, kế toán đóng vai trò rất quan trọng. Kế toán vừa là thành viên của Ban kiểm kê, vừa là người tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp trong việc tổ chức và thực hiện kiểm kê.

Trước khi tiến hành kiểm kê kế toán phải căn cứ vào tình hình thực tế của đơn vị để đề xuất phương án và phạm vi kiểm kê, hướng dẫn các nghiệp vụ chuyên môn cho người thực hiện kiểm kê, khoá sổ kế toán đúng thời gian kiểm kê để có căn cứ so sánh với số liệu cung cấp từ kiểm kê.

Sau khi quá trình kiểm kê hoàn thành, kế toán phải căn cứ vào kết quả kiểm kê và phương án giải quyết chênh lệch để tiến hành điều chỉnh sổ kế toán cho phù hợp với số liệu thực tế từ kiểm kê.