Qui trình kế toán là gì?

Ở phần trên chúng ta đã hiểu rõ về đối tượng của kế toán. Bây giờ chúng ta sẽ tìm hiểu về qui trình kế toán, có nghĩa là tìm hiểu về các bước công việc kế tiếp nhau theo một trật tự nhất định trong thực tiễn làm kế toán. Chúng ta hãy xem xét sơ đồ ở hình 1.7 dưới đây để thấy rõ mối quan hệ giữa định nghĩa về kế toán và qui trình làm kế toán.

Chúng ta đã biết, đối tượng nghiên cứu, phản ánh của kế toán chính là quá trình kinh doanh. Trong quá trình kinh doanh sẽ phát sinh các nghiệp vụ kinh tế – tài chính hay các giao dịch mà bằng chứng pháp lý chứng minh cho sự phát sinh và hoàn thành của các giao dịch chính là các chứng từ kế toán. Đó chính là bước thứ nhất trong chu trình kế toán: lập hoặc thu nhận chứng từ gốc. Chứng từ kế toán được lập vào thời điểm phát sinh giao dịch được gọi là chứng từ gốc. Đây là bằng chứng đồng thời là căn cứ pháp lý để kế toán tiến hành ghi nhận các giao dịch vào những phương tiện nhất định sau khi đã kiểm tra chứng từ, xử lý và phân tích các giao dịch. Đó chính là bước thứ hai trong qui trình kế toán:  ghi chép các nghiệp vụ vào tài khoản và sổ sách kế toán mà chúng ta sẽ có dịp trở lại tìm hiểu kỹ hơn ở các chương sau. Hai bước công việc này người kế toán phải thực hiện lặp đi lặp lại nhiều lần trong suốt kỳ kế toán. Bởi vì trong kỳ kế toán tại mỗi đơn vị có hàng trăm hàng ngàn giao dịch xảy ra mà nhiệm vụ của người làm kế toán là phải nhận biết và ghi chép lại.

Chúng ta đã biết, kế toán không phải làm kế toán cho chính nó, mà mục đích là cung cấp thông tin hữu ích cho các đối tượng sử dụng thông tin thông qua các báo cáo tài chính. Do vậy, hai bước tiếp theo trong chu trình kế toán chính là để thực hiện mục đích này của kế toán: khoá sổ và lập báo cáo tài chính cuối kỳ. Để có thể tập hợp được những thông tin tổng hợp về tình hình tài chính, kết quả kinh doanh và quá trình tạo ra tiền của đơn vị trong một kỳ, kế toán phải tiến hành cộng dồn số phát sinh của các giao dịch kinh tế – tài chính diễn ra trong kỳ và tính ra số dư của các tài khoản liên quan phù hợp với các chỉ tiêu trong các báo cáo tài chính để trên cơ sở đó có số liệu lập báo cáo. Đây là hai bước công việc cần rất nhiều thời gian nếu thực hiện kế toán thủ công. Tuy nhiên, nếu thực hiện kế toán bằng máy thì hai công việc này lại có thể hoàn thành rất nhanh chóng.

Để thực hiện được bốn bước công việc trên đây trong qui trình kế toán, người kế toán phải am hiểu và vận dụng được các nguyên tắc, chuẩn mực, phương pháp và chế độ kế toán. Phần tiếp theo chúng tôi sẽ trình bày về hệ thống bốn phương pháp kế toán thường sử dụng.