Kế toán hình thức séc du lịch (Traveller’s Check)

4.1. Một số vấn đề chung về séc du lịch

Séc du lịch là loại séc đặc biệt, ghi đích danh tên người thụ hưởng. Nhờ loại séc này mà người du lịch có thể không cần mang theo tiền mặt vì séc du lịch có thể được thanh toán chắc chắn ở những nơi mà ngân hàng phát hành séc du lịch có ngân hàng đại lý hoặc chi nhánh ở nước ngoài .

Séc du lịch có đặc điểm dùng để phân biệt với séc thông thường: Séc có mệnh giá được in trên bề mặt séc, Séc phải được trả bằng tiền mặt khi thanh toán tờ séc, Séc du lịch có thời hạn, thời hạn tuỳ thuộc vào thời gian do khách du lịch lựa chọn.
Séc du lịch chỉ được đưa vào lưu thông khi ngân hàng phát hành đã nhận được số tiền tương ứng của tờ séc. Nhờ đó séc du lịch được coi như một phương tiện thanh toán thuận tiện và chắc chắn như tiền mặt. Séc du lịch chi trả cho người hưởng séc, người hưởng séc ký trên mỗi tờ séc khi phát hành và ký lại khi xuất trình để nhận tiền trước mặt nhân viên ngân hàng. Việc xuất trình chứng minh thư là không cần thiết nhưng ngân hàng vẫn có quyền yêu cầu như là một đảm bảo cho thanh toán. Khi người hưởng séc dùng séc để đi mua hàng hoặc trả tiền thì người nhận séc phải có trách nhiệm kiểm tra chứ ký. Người nhận séc chuyển séc đến ngân hàng đại lý thanh toán séc để xin thanh toán. Trong trường hợp mất séc, người phát hàng séc có thể sẽ đền bù lại cho người được hưởng séc một giá trị nhất định tuỳ theo quy định của mỗi nước. Các giấy tờ xuất trình cho ngân hàng là: chứng minh thư nhân dân, hoá đơn bán séc, tường thuật về mất séc.

– Các nội dung chủ yếu của tờ séc du lịch:

Ngân hàng phát hàng séc du lịch, Họ tên địa chỉ của khách du lịch, Mệnh giá của tờ séc du lịch, Ngày phát hành séc, Thời hạn của tờ séc, Chữ ký mẫu của khách du lịch, Một số yếu tố khác

4.2. Quy trình thanh toán séc

– Các bên tham gia trong trong quy trình thanh toán séc du lịch:
+ Ngân hàng phát hành séc du lịch.
+ Ngân hàng đại lý thanh toán séc du lịch.
+ Người mua séc du lịch.
+ Người thụ hưởng séc du lịch.
– Quy trình thanh toán séc du lịch được tóm tắt như sau:

4.3. Kế toán nghiệp vụ phát hành séc du lịch

– Trường hợp ngân hàng phát hành séc du lịch:

Khi khách hàng có nhu cầu mua séc du lịch, khách hàng phải đến ngân hàng làm thủ tục mua séc (viết đơn xin mua séc, cung cấp họ tên, chữ ký mẫu và một số yêu cầu khác….). Nếu ngân hàng chấp nhận sẽ làm thủ tục để cấp séc du lịch cho khách hàng và căn cứ vào chứng từ, hạch toán:

Nợ: TK Tiền mặt ngoại tệ (hoặc TK thích hợp): Mệnh giá + Phí phát hành
Có: TK Các khoản thanh toán khác : Mệnh giá của tờ séc
Có: TK Thu nhập của ngân hàng : Phí phát hành
Có: TK Thuế gía trị gia tăng phải nộp : Thuế

Khi ngân hàng nhận được séc từ ngân hàng nước ngoài gửi đến để thanh toán séc du lịch đã phát hành, kế toán kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của tờ séc. Nếu đúng sẽ hạch toán:

Nợ: TK Các khoản thanh toán khác
Có: TK tiền gửi ngoại tệ ở nước ngoài/ NH thanh toán séc

– Trường hợp ngân hàng làm đại lý phát hành séc du lịch của ngân hàng nước ngoài:

Khi ngân hàng nhận séc du lịch (Séc trắng) của ngân hàng nước ngoài về để bán cho khách hàng sẽ hạch toán:
Nhập: TK 9124 – Chứng từ có giá trị ngoại tệ do nước ngoài gửi đến đợi thanh toán/ Séc du lịch: Số tiền theo mệnh giá của tờ séc du lịch.

Sau đó ngân hàng nhập séc du lịch vào kho quỹ để bảo quản như tiền.

Khi phát hành séc du lịch (bán cho khách hàng) hạch toán như sau:

Xuất: TK 9124 – Chứng từ có giá trị ngoại tệ do nước ngoài gửi đến đợi thanh toán/ Séc du lịch

Đồng thời hạch toán nội bảng giống như trường hợp ngân hàng phát hành Séc du lịch.

4.4. Kế toán thanh toán séc du lịch

Khi khách hàng là khách du lịch mang séc đến ngân hàng để xin rút tiền mặt ngoại tệ hay VND, hoặc là người cung cấp hàng hoá dịch vụ cho khách du lịch mang séc đến để xin thanh toán thì Ngân hàng phải kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của tờ séc chữ ký của người phát hành séc. Nếu hợp lệ sẽ thu tờ séc và hạch toán:

Nợ: TK Chứng từ có giá trị ngoại tệ tại đơn vị
Có: TK Ngoại tệ tại quỹ hoặc TK thích hợp
Có: TK thu dịch vụ thanh toán
Có: TK Thuế giá trị gia tăng phải nộp

Khi gửi séc du lịch đi nhờ thu sẽ hạch toán:

Nợ: TK Chứng từ có giá trị ngoại tệ gửi đi nước ngoài nhờ thu/ Séc du lịch.
Có: TK Chứng từ có giá trị ngoại tệ tại đơn vị /Séc du lịch tại quỹ

Khi nhận được thông báo chuyển có của ngân hàng nước ngoài về số tiền nhận thu hộ séc du lịch sẽ hạch toán:

Nợ: TK tiền gửi ngoại tệ ở nước ngoài/ Ngân hàng phát hành hoặc TK thích hợp
Có: TK Chứng từ có giá trị ngoại tệ gửi đi nước ngoài nhờ thu/ Séc du lịch.

Nếu ngân hàng nước ngoài từ chối thanh toán séc du lịch thì phải tìm nguyên nhân để xử lý và tất toán chứng từ có giá trị ngoại tệ gửi đi nước ngoài nhờ thu.

Nợ: TK thích hợp:
Có: TK Chứng từ có giá trị ngoại tệ gửi đi nước ngoài nhờ thu/ Séc du lịch.