Kế toán các phương thức thanh toán quốc tế

1. Kế toán phương thức chuyển tiền

1.1. Khái niệm

Phương thức chuyển tiền là phương thức thanh toán do người chuyển tiền yêu cầu ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định cho người thụ hưởng ở nước ngoài.

Thanh toán chuyển tiền là phương thức thanh toán đơn giản, thanh toán trực tiếp giữa người chuyển tiền và người thụ hưởng. Phương thức chuyển tiền chủ yếu để thanh toán phi mậu dịch và ngân hàng chỉ tham gia với vai trò trung gian chuyển tiền để hưởng hoa hồng, ngân hàng không bị ràng buộc gì trách nhiệm đối với người chuyển tiền và người thụ hưởng.

Cơ sở pháp lý của nghiệp vụ chuyển tiền là chế độ quản lý ngoại hối của từng quốc gia trong từng thời kỳ. Việc thực hiện chuyển tiền phải tuân thủ đúng các quy định trong chế độ quản lý ngoại hối.

Người chuyển tiền muốn chuyển tiền ra nước ngoài phải viết giấy uỷ nhiệm cho ngân hàng thực hiện việc chuyển tiền. Trên giấy uỷ nhiệm phải ghi rõ:

+ Tên, địa chỉ người hưởng lợi, số tài khoản nếu người hưởng lợi yêu cầu.
+ Số ngoại tệ ghi rõ bằng chữ và bằng số
+ Lý do chuyển tiền
+ Những yêu cầu khác

1.2. Quy trình thanh toán

Các bên tham gia:

+ Người phát lệnh chuyển tiền
+ Người hưởng lợi
+ Ngân hàng nhận thực hiện việc chuyển tiền (ngân hàng chuyển tiền)
+ Ngân hàng trả tiền (ngân hàng đại lý của ngân hàng chuyển tiền)

Trình tự tiến hành nghiệp vụ:

Ưu , nhược điểm của phương thức chuyển tiền

* Ưu điểm: Thanh toán đơn giản, dễ thực hiện . Đây là hình thức thanh toán đơn giản nhất trong các hình thức thanh toán.

* Nhược điểm:Việc chuyển tiền cho người thụ hưởng hoàn toàn phụ thuộc vào người chuyển tiền. Người chuyển tiền có thể không thực hiện chuyển tiền đúng theo các điều kiện thoả thuận với người thụ hưởng. Vì vậy khó đảm bảo quyền lợi cho người thụ hưởng do dễ nảy sinh việc chiếm dụng vốn.

Do nhược điểm kể trên, thực tế phương thức chuyển tiền thường được áp dụng để chuyển tiền kiều hối hoặc trong quan hệ thương mại khi nhà nhập khẩu và nhà xuất khẩu là bạn hàng lâu năm, tin cậy lẫn nhau.

1.3. Kế toán chuyển tiền ra nước ngoài (Tại NH chuyển tiền)

Nhận được yêu cầu chuyển tiền của người chuyển. Ngân hàng phải kiểm tra các yếu tố trên giấy yêu cầu chuyển tiền, khả năng thanh toán của người chuyển tiền. Nội dung chuyển tiền có phù hợp với quy chế quản lý ngoại hối không, nếu phù hợp ngân hàng tính phí chuyển tiền thuế giá trị gia tăng phải nộp, sau đó lập lệnh chuyển tiền theo yêu cầu của khách hàng chuyển đến ngân hàng phục vụ người thụ hưởng.

Hạch toán số tiền ngoại tệ khách hàng yêu cầu chuyển:

Nợ: TK tiền gửi ngoại tệ của khách hàng
Có: TK Tiền gửi ngoại tệ ở nước ngoài hoặc TK thích hợp

Hạch toán thu phí dịch vụ thanh toán, thường khách hàng nộp theo VND được quy đổi từ số phí phải nộp bằng ngoại tệ và tỷ giá mua trong ngày:

Nợ : TK 1011/ 4211- tiền gửi thanh toán: Phí bao gồm cả thuế GTGT
Có: TK Thu phí dịch vụ thanh toán : Phí không bao gồm thuế GTGT
Có: TK Thuế giá trị gia tăng phải nộp : Phần thuế GTGT phải nộp

Sau khi hoàn tất các thủ tục Ngân hàng chuyển tiền chuyển lệnh chuyển tiền cho ngân hàng đại lý của mình ở nước ngoài để chuyển tiền cho người nhận.

1.4. Kế toán nhận chuyển tiền từ nước ngoài đến (Tại NH đại lý)

Khi nhận các chứng từ chuyển tiền từ nước ngoài để chuyển tiền cho khách hàng tại ngân hàng của mình. Ngân hàng phải kiểm soát: Giấy báo chuyển tiền có hợp lệ hợp pháp không? Ngân hàng chuyển tiền là ngân hàng nào? Khách hàng thụ hưởng là tổ chức, cá nhân nào? và giải mã, kiểm tra kí hiệu mật.

+ Trường hợp người thụ hưởng có tài khoản ở ngân hàng, sau khi kiểm soát chứng từ, hạch toán:

Nợ: TK Tiền gửi ngoại tệ ở nước ngoài hoặc TK thích hợp: Tổng số tiền
Có: TK TG ngoại tệ của người thụ hưởng hoặc TK thích hợp: Tổng số tiền – phí
Có: TK Thu phí / ngoại tệ thích hợp ( TK trung gian): Phí không có thuế GTGT
Có: TK Thuế GTGT phải nộp/ ngoại tệ thích hợp (TK trung gian): thuế phải nộp

Lưu ý: Số tiền nhận và thanh toán cho khách hàng là ngoại tệ nên phí dịch vụ thanh toán tính toán được và phải thu của khách hàng cũng là ngoại tệ. Từng nghiệp vụ hoặc số tổng hợp trong ngày, đơn vị NH phải quy đổi ra VND theo tỷ giá mua của ngày phát sinh nghiệp vụ và thông qua các TK mua, bán ngoại tệ để hạch toán chính thức vào thu nhập, chi phí của NH bằng đơn vị tiền tệ VND. Những TK trung gian dùng để tập hợp thu nhập bằng ngoại tệ, thuế giá trị gia tăng phải nộp bằng ngoại tệ trong ngày đến cuối ngày phải được tất toán, số dư TK bằng không.

+ Trường hợp người thụ hưởng không có tài khoản tại ngân hàng, sau khi kiểm soát chứng từ sẽ hạch toán tiếp nhận chuyển tiền đến vào tài khoản chuyển tiền phải trả bằng ngoại tệ:

Nợ: TK Tiền gửi ngoại tệ ở nước ngoài hoặc TK thích hợp
Có: TK Chuyển tiền phải trả bằng ngoại tệ

Sau đó ngân hàng báo cho người thụ hưởng biết để đến nhận tiền. Khi người thụ hưởng đến nhận tiền ngân hàng kiểm tra giấy báo nhận tiền, chứng minh thư. Nếu đủ điều kiện thì xử lý trả tiền theo yêu cầu của người nhận và phù hợp với quy chế quản lý ngoại tệ hiện hành, hạch toán:

(1): Thanh toán số tiền khách hàng được hưởng

Nợ: TK Chuyển tiền phải trả bằng ngoại tệ
Có: TK Ngoại tệ tại quỹ hoặc TK thích hợp   {Số tiền KH được hưởng (= số tiền nhận – phí)}

Nếu khách hàng có yêu cầu lĩnh bằng VND thì thông qua bút toán mua bán ngoại tệ để thanh toán tiền cho khách hàng.

(2): Thu phí dịch vụ thanh toán

Giả thiết, việc chuyển đổi ra VND khoản thu phí thanh toán ngoại tệ được thực hiện ngay ở từng nghiệp vụ, hạch toán như sau:

Nợ :TK Chuyển tiền phải trả bằng ngoại tệ
Có: TK 4711 Mua bán ngoại tệ kinh doanh (phí phải thu tính theo ngoại tệ)

Tính quy đổi ra VND = Số phí thu được theo ngoại tệ x tỷ giá mua, hạch toán:

Nợ : TK 4712 Thanh toán VND về mua bán ngoại tệ KD
Có : TK Thu dịch vụ thanh toán
Có : TK thuế giá trị gia tăng phải nộp

2. Kế toán phương thức thanh toán nhờ thu (Collection of payment)

2.1 Khái niệm

Phương thức thanh toán nhờ thu (hay còn gọi là uỷ thác thu) là phương thức thanh toán trong đó nhà xuất khẩu sau khi đã hoàn thành việc cung ứng hàng hoá dịch vụ cho nhà nhập khẩu sẽ uỷ thác cho ngân hàng phục vụ mình thu hộ tiền hàng hoá dịch vụ từ nhà nhập khẩu.

Nhờ thu là một phương thức thanh toán quốc tế về hàng mậu dịch, Cơ sở pháp lý chi phối nghiệp vụ nhờ thu là Quy tắc thống nhất về nghiệp vụ nhờ thu, bản sửa đổi 1995, số xuất bản 522 do phòng thương mại quốc tế (ICC) ấn hành áp dụng cho tất cả các nghiệp vụ nhờ thu, buộc các bên có liên quan phải thực hiện, trừ khi có thoả thuận khác hoặc trái với quy chế nhà nước và luật pháp quốc gia và quy định của từng quốc gia về nghiệp vụ nhờ thu. Trong nghiệp vụ nhờ thu nhà xuất khẩu sẽ gửi bộ chứng từ nhờ thu kèm theo giấy nhờ thu rõ ràng, và cụ thể và ghi rõ được áp dụng theo quy tắc 522. Ngân hàng chỉ được phép thực hiện theo giấy nhờ thu đó và theo đúng quy tắc 522. Giấy nhờ thu bao gồm những thông tin sau: Ngân hàng gửi nhờ thu, Người uỷ nhiệm nhờ thu, Người trả tiền hoặc nơi nhờ thu được chuyển đến, Số tiền và loại tiền nhờ thu, Danh mục chứng từ, số lượng từng loại chứng từ đính kèm, Điều khoản nhờ thu mà theo đó thanh toán hay chấp nhận thực hiện.

2.2. Chứng từ liên quan đến nhờ thu:

Chứng từ thương mại: Là các chứng từ liên quan trực tiếp đến hàng hoá như hoá đơn (Invoice), các loại giấy tờ gửi hàng (shipping documents), giấy chứng nhận bảo hiểm, giấy chứng nhận xuất xứ..

Chứng từ tài chính: Là các chứng từ liên quan trực tiếp đến tiền như hối phiếu (Bill of exchange) hoá đơn..hoặc các phương tiện thanh toán tương tự với mục đích ký phát để thu được số tiền thanh toán.

2.3. Các loại nhờ thu

– Nhờ thu phiếu trơn (Clean collection):
– Nhờ thu kèm chứng từ (Documentery collection): Có hai loại:
+ Nhờ thu trả tiền trao chứng từ (documentary against payment – D/P).
+ Nhờ thu chấp nhận trao chứng từ (documentary against acceptance – D/A).

Phương thức nhờ thu phiếu trơn không đảm bảo quyền lợi cho bên bán vì giữa nhận hàng và thanh toán tiền của người mua không có sự ràng buộc với nhau. Nhờ thu kèm chứng từ đảm bảo quyền lợi cho bên bán hơn vì đã có sự ràng buộc chặt chẽ giữa việc thanh toán và nhận hàng của người mua.

Vai trò của NH không chỉ còn là trung gian đơn thuần mà còn là người định đoạt việc nhận hàng của nhà NK. Tuy nhiên, NH vẫn chưa khống chế được việc thực hiện nghĩa vụ trả tiền của nhà NK, do đó ở một chừng mực nhất định, quyền lợi của bên bán vẫn chưa thực sự được đảm bảo (chẳng hạn bên mua thiếu thiện chí, chậm trễ thanh toán).

Vì tính chất của phương thức nhờ thu dẫn đến tốc độ thanh toán chậm, thường bất lợi cho người bán, nên nó được áp dụng trong những trường hợp: hàng mới bán lần đầu (mang tính chào hàng), hàng ứ đọng khó tiêu thụ, hàng hoá được thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ nhưng chứng từ không phù hợp nên chuyển sang phương thức này.

2.4. Kế toán nhờ thu đối với hàng xuất khẩu (Tại NH phục vụ nhà xuất khẩu)

Khi nhận được bộ chứng từ nhờ thu gồm giấy yêu cầu nhờ thu kèm bảng kê chứng từ và các chứng từ liên quan đến nhờ thu. Ngân hàng kiểm tra đối chiếu số lượng và loại chứng từ liên quan đến nhờ thu với phần liệt kê chứng từ của khách hàng (phải đảm bảo đúng về hình thức, không cần phải kiểm tra nội dung chứng từ). Các thông tin sau đây trong nhờ thu của khách hàng cần phải được ghi rõ: Nhờ thu thanh toán ngay (D/P) hay chấp nhận (D/A). Số tiền, loại tiền phải được thanh toán hay chấp nhận, giao chứng từ khi thanh toán toàn bộ hay từng phần, tên, địa chỉ đầy đủ của người trả tiền, tên địa chỉ đầy đủ của ngân hàng trả tiền (nếu có). Sau khi kiểm tra đầy đủ ngân hàng chấp nhận nhờ thu sẽ hạch toán:

Nhập TKNB 9122: TK Chứng từ có giá tri ngoại tệ nhận thu hộ khách hàng

Đồng thời ngân hàng thu các khoản dịch vụ phí liên quan:

Nợ: TK 1011 hoặc TK 4211 Tiền gửi thanh toán
Có: TK thu phí dịch vụ thanh toán
Có: TK Thuế giá trị gia tăng phải nộp

Sau đó ngân hàng lập lệnh nhờ thu, làm thủ tục gửi lệnh nhờ thu và chứng từ liên quan cho NH nước ngoài phục vụ nhà nhập khẩu để đòi tiền. Khi gửi sẽ hạch toán:

Nhập TKNB 9123:TK Chứng từ có giá trị ngoại tệ gửi đi nước ngoài nhờ thu

Khi nhận được thông báo Có về thanh toán uỷ nhiệm thu cho nhà xuất khẩu (chuyển tiền có thể từ ngân hàng phục vụ nhà nhập khẩu hoặc từ ngân hàng trung gian) hạch toán:

Xuất TKNB 9123: Chứng từ có giá tri ngoại tệ gửi đi nước ngoài nhờ thu
Xuất TKNB 9122: Chứng từ có giá trị ngoại tệ nhận giữ hộ hoặc thu hộ.

Đồng thời hạch toán nội bảng:

Nợ: TK Tiền gửi ngoại tệ ở nước ngoài hoặc TK thích hợp
Có: TK Tiền gửi ngoại tệ nhà xuất khẩu hoặc TK thích hợp

Trường hợp nhờ thu bị từ chối thanh toán, thì kế toán ghi xuất tài khoản 9123, xuất TK 9122 và trả toàn bộ chứng từ cho nhà xuất khẩu.

2.5. Kế toán nhờ thu đối với hàng nhập khẩu (tại NH phục vụ nhà nhập khẩu)

Nhận được bộ chứng từ nhờ thu ngân hàng tiến hành kiểm tra lệnh nhờ thu, kiểm tra số lượng, loại chứng từ nhờ thu nhận được với bảng liệt kê chứng từ, không cần phải kiểm tra nội dung của bất cứ chứng từ nào liên quan đến chứng từ nhờ thu.

Nếu đầy đủ sẽ hạch toán:

Nhập TKNB 9124: Chứng từ có giá trị ngoại tệ của nước ngoài gửi đến đợi thanh toán

Sau khi hạch toán ngoại bảng, ngân hàng lập thông báo nhờ thu gửi cho nhà nhập khẩu để nhà nhập khẩu thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Khi nhà nhập khẩu thanh toán đủ căn cứ vào giấy giao nhận chứng từ hạch toán:

Xuất TKNB 9124: Chứng từ có giá trị ngoại tệ của nước ngoài gửi đến đợi thanh toán

Ngân hàng làm thủ tục chuyển tiền trả cho nhà xuất khẩu

Nợ: TK Tiền gửi ngoại tệ của nhà nhập khẩu hoặc TK thích hợp
Có: TK Tiền gửi ngoại tệ ở nước ngoài hoặc TK thích hợp

Ngân hàng thu phí dịch vụ thanh toán, nếu thu phí bằng ngoại tệ, cuối ngày quy đổi ra VND qua mua bán ngoại tệ, hạch toán chính thức vào thu nhập bằng VND, tại thời điểm thu phí ngoại tệ trong ngày hạch toán:

Nợ TK TG ngoại tệ của khách hàng: Phí bao gồm cả thuế GTGT
Có: TK thu dịch vụ thanh toán/ ngoại tệ thích hợp (TK trung gian)
Có: TK thuế giá trị gia tăng phải nộp/ ngoại tệ thích hợp (TK trung gian)

Nếu nhà nhập khẩu không chấp nhận thanh toán thì kế toán ghi xuất TK 9124 và chuyển trả bộ chứng từ về ngân hàng phục vụ nhà XK.

3. Kế toán phương thức thanh toán bằng thư tín dụng (Letter of credit)

3.1. Khái niệm

Phương thức thanh toán bằng thư tín dụng là một sự thoả thuận mà trong đó một ngân hàng (ngân hàng mở thư tín dụng) đáp ứng những yêu cầu của khách hàng (người xin mở thư tín dụng) cam kết hay cho phép một ngân hàng khác (ngân hàng ở nước xuất khẩu ) chi trả hoặc chấp thuận những yêu cầu của người hưởng lợi theo đúng điều kiện và chứng từ thanh toán phù hợp với thư tín dụng.

Thư tín dụng chính là một văn bản pháp lý cam kết việc thanh toán, nó là cơ sở pháp lý quan trọng cho sự cam kết đó. Do vậy thư tín dụng có thể được định nghĩa như sau:

Thư tín dụng là một văn bản cam kết dùng trong thanh toán, trong đó một ngân hàng (ngân hàng người nhập khẩu) theo yêu cầu của một khách hàng (người nhập khẩu) viết ra nhằm cam kết trả cho người thứ ba hoặc bất cứ người nào theo lệnh của người thứ ba một số tiền nhất định, trong một kỳ hạn nhất định với điều kiện người này thực hiện đúng và đầy đủ các điều khoản ghi trong thư tín dụng.

Phương thức thanh toán bằng thư tín dụng là phương thức thanh toán rất thông dụng, khối lượng thanh toán ngày càng rộng lớn do đã đảm bảo được quyền lợi của nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu. Hiện nay, thanh toán bằng thư tín dụng được thực hiện theo Quy tắc thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ xuất bản năm 1993, ấn phẩm số 500 (Uniform customs and practise for documentary credit number 500 – UCP500) do Phòng thương mại quốc tế tại Paris ban hành.

Các nội dung chủ yếu của thư tín dụng.

– Số hiệu L/C.
– Địa điểm mở L/C.
– Ngày mở L/C.
– Loại L/C.
– Tên và địa chỉ các bên liên quan.
– Số tiền của L/C
– Thời hạn hiệu lực của L/C.
– Những điều kiện quy định về chứng từ hàng hoá khi xuất trình để thanh toán L/C.
– Những điều kiện quy định liên quan đến hàng hoá và gửi hàng.
– Những quy định đặc biệt khác nếu có.

3.2. Các loại thư tín dụng

– Xét về phương diện nghĩa vụ và trách nhiệm có hai loại:
+ Thư tín dụng có thể huỷ ngang.
+ Thư tín dụng không thể huỷ ngang.
– Xét theo phương diện thanh toán, có hai loại :
+ Thư tín dụng trả tiền ngay.
+ Thư tín dụng trả chậm.
– Ngoài ra còn một số loại thư tín dụng khác:
+ Thư tín dụng không huỷ ngang miễn truy đòi.
+ Thư tín dụng chuyển nhượng.
+ Thư tín dụng tuần hoàn.
+ …

3.3. Các loại chứng từ cần thiết của bộ thư tín dụng

- Hối phiếu (draft or bill of exchange):

Hối phiếu là một mệnh lệnh đòi tiền vô điều kiện do người xuất khẩu ký phát đòi tiền người nhập khẩu và yêu cầu người này phải trả một số tiền nhất định tại một thời điểm nhất định trong một thời gian nhất định do người hưởng lợi quy định trong hối phiếu hoặc theo lệnh của người này trả cho người khác. Hối phiếu được chia làm hai loại: trả ngay và trả chậm. Hối phiếu trả ngay là hối phiếu được thanh toán ngay khi xuất trình. Hối phiếu trả chậm là hối phiếu mà người thụ trái sẽ phải ký chấp nhận thanh toán vào một ngày nhất định trong tương lai tuỳ thuộc vào quy định trong hối phiếu.

– Chứng từ hàng hóa:

Hoá đơn thương mại: Hoá đơn thương mại được xem là trung tâm của bộ chứng từ thanh toán. Hoá đơn do người bán lập xuất trình cho người mua sau khi đi gửi hàng, liệt kê rõ danh mục hàng hóa xuất đi. Đó là yêu cầu của người bán đòi người mua trả tiền theo tổng số tiền đã được ghi trên hoá đơn; Giấy chứng nhận phẩm chất (certificate of quality); Giấy chứng nhận số lượng:(certificate of quantity); Giấy chứng nhận trọng lượng (certificate of weight); Chứng từ vận tải; Chứng từ bảo hiểm (insurance policy); Các chứng từ khác: Giấy chứng nhận xuất xứ (certificate of origin); Giấy chứng nhận xét nghiệm (certificate of analysis); Giấy chứng nhận vệ sinh phòng dịch (certificate of sanitary health); Giấy chứng nhận kiểm tra (certificate of inspection); Giấy chứng nhận hạn ngạch xuất khẩu (export quota certificate);

3.4. Quy trình thanh toán thư tín dụng

– Các bên tham gia thanh toán L/C
+ Người xin mở L/C (Applicant).
+ Người hưởng lợi (Beneficiary).
+ NH phát hành (issuing bank).
+ NH thông báo (Advising bank).

Ghi chú: Trong sơ đồ trật tự luân chuyển chứng từ thanh toán các bước 7, 8, 9, 10 có thể thay đổi tuỳ thuộc vào thư tín dụng đó là thư tín dụng trả tiền ngay hay thư tín dụng trả tiền chậm. Tuỳ thuộc vào ngân hàng phục vụ nhà xuất khẩu chỉ là ngân hàng thông báo hay là ngân hàng chiết khấu bộ chứng từ hàng xuất khẩu.

3.5. Kế toán phương thức thư tín dụng (L/C)

a) Kế toán L/C thanh toán hàng nhập

* Kế toán giai đoạn mở thư tín dụng:

Khi nhà nhập khẩu có nhu cầu mở L/C để thanh toán tiền hàng hoá cho nhà xuất khẩu ở nước ngoài sẽ lập giấy yêu cầu mở L/C kèm hồ sơ gửi tới ngân hàng phục vụ mình để xin mở L/C. Phòng thanh toán quốc tế phải kiểm soát và duyệt cho mở L/C. Việc chấp nhận mở hay không, Nếu chấp nhận thì khách hàng phải ký quỹ là bao nhiêu, khách hàng được bảo lãnh bao nhiêu? đều tuỳ thuộc vào uy tín của nhà nhập khẩu, tình hình sản xuất kinh doanh, đặc điểm của vật tư hàng hoá nhập khẩu.

Hồ sơ mở L/C gồm:

+ Đơn xin mở L/C hay L/C trả chậm.
+ Các chứng từ thanh toán kèm theo như UNC.
+ Đơn xin bảo lãnh kiêm giấy nhận nợ nếu được ngân hàng nhận bảo lãnh đối với L/C có mức kí quĩ dưới 100%, hay bộ hồ sơ thế chấp tài sản…

Sau khi xử lý bộ hồ sơ mở L/C tại phòng thanh toán quốc tế, chứng từ được chuyển sang phòng kế toán để hạch toán theo dõi.

+ Hạch toán số tiền khách hàng ký quỹ để mở L/C:

Nhận bộ hồ sơ kế toán phải kiểm soát lại tính đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp của bộ chứng từ, nếu không có gì sai sót sẽ hạch toán:

Nợ: TK Thích hợp (Tiền gửi của khách hàng, Ngoại tệ tại đơn vị, cho vay khách hàng)    Số tiền ký quỹ
Có: TK Tiền gửi kí quĩ để mở L/C              Số tiền ký quỹ

Đồng thời hạch toán ngoại bảng về cam kết trong nghiệp vụ L/C

Nhập TKNB 9215″Cam kết trong nghiệp vụ L/C trả chậm”: Tổng số tiền L/C

hoặc Nhập TKNB 9216: Cam kết trong nghiệp vụ L/C trả ngay

+ Khách hàng được ngân hàng bảo lãnh để mở L/C:

Khách hàng nếu không đủ tiền để ký quỹ L/C có thể xin ngân hàng bảo lãnh thì ngân hàng phải xem xét kỹ trước khi bảo lãnh để đảm bảo qui định của NHNN. Xét bản chất nội dung kinh tế nghiệp vụ, ngay khi ngân hàng mở L/C, khách hàng không phải ký quỹ 100% giá trị L/C là ngân hàng đã bảo lãnh thanh toán cho khách hàng. Giá trị bảo lãnh là số tiền chênh lệch giữa giá trị L/C với số tiền nhà nhập khẩu đã kí quĩ. Nhưng thông thường, trong nghiệp vụ mở L/C, ngay sau khi mở L/C ngân hàng mới chỉ hạch toán ở TKNB “Cam kết trong nghiệp vụ L/C…”toàn bộ giá trị của L/C bao gồm cả phần dung sai để thể hiện tổng giá trị cam kết thanh toán đối với nhà xuất khẩu, chưa hạch toán ở TKNB “Bảo lãnh thanh toán”.

+ Khách hàng phải thế chấp, cầm cố tài sản để mở L/C:

Đối với nhà nhập khẩu không có tín nhiệm, có thể khách hàng phải thế chấp, cầm cố tài sản. Giá trị tài sản đảm bảo để bảo lãnh mở L/C hạch toán vào tài khoản ngoại bảng 994 -Tài sản thế chấp, cầm cố của khách hàng

Nhập: TK 994 -Tài sản thế chấp, cầm cố của khách hàng
Sau khi hạch toán, ngân hàng phục vụ nhà nhập khẩu làm thủ tục để gửi thông báo mở L/C sang ngân hàng phục vụ nhà xuất khẩu ở nước ngoài.

* Kế toán giai đoạn thanh toán L/C:

Nhận được bộ chứng từ đòi tiền từ ngân hàng nước ngoài phục vụ nhà xuất khẩu gửi tới, kế toán sẽ kiểm tra bộ chứng từ xem bộ chứng từ có đầy đủ và phù hợp theo các điều kiện của L/C mở trước đây không. Nếu bộ chứng từ đủ điều kiện thanh toán thì hạch toán:

Nhập: TK Chứng từ có giá trị ngoại tệ của nước ngoài gửi đến đợi thanh toán (SH 9124)
Xuất: TKNB: “Cam kết trong nghiệp vụ L/C…” (SH 9215 hoặc 9216)
Nhập: TKNB “Bảo lãnh thanh toán” – Số tiền chênh lệch giữa giá trị chấp nhận thanh L/C và số tiền ký quỹ (nếu có) (SH 9212).

Gửi chứng từ cho nhà nhập khẩu để yêu cầu kiểm tra và chấp nhận thanh toán.

Đến hạn thanh toán, kế toán làm thủ tục để thanh toán cho nhà xuất khẩu qua ngân hàng nước ngoài phục vụ nhà xuất khẩu theo các trường hợp:

+ Trường hợp L/C không được ngân hàng bảo lãnh và không có tài sản thế chấp, số tiền khách hàng đã ký quỹ và bị phong toả trên tài khoản tiền gửi ngoại tệ đã đủ thanh toán 100% giá trị chấp nhận thanh toán L/C:

Xuất: TKNB 9124: Chứng từ có giá trị ngoại tệ của nước ngoài gửi đến đợi thanh toán

Đồng thời hạch toán nội bảng:

Nợ: TK Tiền gửi kí quĩ mở L/C bằng ngoại tệ
Nợ: TK Tiền gửi ngoại tệ của nhà nhập khẩu hoặc TK thích hợp
Có: TK TGNT ở nước ngoài

+ Trường hợp có bảo lãnh thanh toán, hạch toán:

Xuất: TKNB 9212 “ Bảo lãnh thanh toán”: Giá trị bảo lãnh L/C đã thanh toán

+ Trường hợp có tài sản thế chấp, sau khi khách hàng đã thanh toán L/C, ngân hàng phải làm thủ tục giải toả tài sản thế chấp cho khách hàng, hạch toán:

Xuất: TK ngoại bảng 994

+ Trường hợp khách hàng không đủ khả năng thanh toán mà được ngân hàng bảo lãnh, sau khi sử dụng hết tiền ký quỹ tiền gửi của khách hàng mà vẫn không đủ tiền thanh toán thì ngân hàng phải thanh toán thay cho khách hàng bằng cách cho khách hàng vay, hạch toán:

Xuất TKNB 9212 “Bảo lãnh thanh toán”: Số tiền bảo lãnh và đã phải thanh toán trả thay;

Đồng thời hạch toán nội bảng:

Nợ: TK Các khoản trả thay khách hàng    (Số tiền trả thay thanh toán L/C)
Có: TK Tiền gửi ngoại tệ ở nước ngoài

Số tiền ngân hàng trả thay khách hàng, khách hàng phải trả lãi theo quy định của NHNN.

Hạch toán khi thu hồi nợ:

Nợ: TK thích hợp                                              {Số tiền trả thay + Tiền phạt + Thuế}
Có: TK Các khoản trả thay khách hàng    {Số tiền trả thay KH}
Có: TK thu nhập khác về kinh doanh        {Số tiền phạt – Thuế}
Có: TK Thuế gía trị gia tăng phải nộp        {Thuế phải nộp}

b) Kế toán thanh toán thư tín dụng đối với hàng xuất khẩu

– Giai đoạn nhận L/C từ ngân hàng nước ngoài:

Ngân hàng phục vụ nhà xuất khẩu ở trong nước nhận được thư tín dụng từ ngân hàng nước ngoài phục vụ nhà nhập khẩu chuyển đến. Ngân hàng tiến hành kiểm soát nội dung thanh toán L/C có đúng với quy định về thanh toán L/C hay không, các điều kiện thanh toán L/C có đúng với hợp đồng hàng hoá không? Có bảo vệ quyền lợi của nhà xuất khẩu không. Nếu đúng ngân hàng làm thủ tục để gửi thông báo cho nhà xuất khẩu để giao hàng cho nhà nhập khẩu ở nước ngoài.

– Giai đoạn thanh toán L/C:

Sau khi hoàn thành giao hàng cho nhà nhập khẩu ở nước ngoài, nhà xuất khẩu lập các chứng từ để xin thanh toán L/C. Khi nhận chứng từ của nhà xuất khẩu, kế toán kiểm soát tính đầy đủ và hoàn hảo của bộ chứng từ, nếu không có gì sai sót thì lập giấy đòi tiền kèm bộ chứng từ giao hàng gửi ngân hàng phục vụ nhà nhập khẩu ở nước ngoài để đòi tiền. Hạch toán:

Nhập: TKNB 9122: Chứng từ có giá trị ngoại tệ nhận thu hộ hoặc giữ hộ

Sau đó ngân hàng gửi bộ chứng từ thanh toán sang ngân hàng mở thư tín dụng

Nhập: TKNB 9123 Chứng từ có giá trị ngoại tệ gửi đi nước ngoài nhờ thu

Khi nhận được chuyển tiền báo Có thanh toán L/C từ ngân hàng mở thư tín dụng sẽ hạch toán:

Xuất: TKNB 9123 Chứng từ có giá trị ngoại tệ gửi đi nước ngoài nhờ thu

Xuất TKNB 9122 Chứng từ có giá trị ngoại tệ nhận thu hộ, giữ hộ

Đồng thời hạch toán nội bảng:

Nợ: TK Tiền gửi ngoại tệ ở nước ngoài hoặc TK thích hợp
Có: TK Tiền gửi ngoại tệ của nhà xuất khẩu

Sau đó ngân hàng báo Có cho nhà xuất khẩu

c/ Hạch toán thu phí dịch vụ thanh toán L/C:

Đối với phương thức thanh toán bằng thư tín dụng, việc thu phí dịch vụ được thực hiện theo quy định của Ngân hàng Nhà nước về thu dịch vụ phí qua ngân hàng. Ngân hàng thương mại tuỳ vào chính sách của mình và quy định của Ngân hàng Nhà nước để tiến hành thu phí mở L/C, phí sửa đổi L/C; phí thanh toán L/C hàng xuất, phí thông báo và xác nhận L/C, phí bảo lãnh L/C… Thường khách hàng lập chứng từ riêng để thanh toán số phí phải trả ngân hàng. Số phí khách hàng trả có thể là VND, cũng có thể là ngoại tệ thích hợp.

– Trường hợp, khách hàng trả phí thanh toán bằng VND:

Nợ: TK 1011 hoặc TK 4211: Phí phải trả bao gồm thuế GTGT
Có: TK thu dịch vụ thanh toán : Phí chưa tính thuế GTGT
Có: TK thuế giá trị gia tăng phải nộp: Thuế GTGT

– Trường hợp, khách hàng trả phí bằng ngoại tệ, ở từng nghiệp vụ hoặc số tổng hợp thu ngoại tệ trong ngày đơn vị ngân hàng phải xử lý thông qua mua bán ngoại tệ để hạch toán chính thức thu phí bằng VND. Giả thiết, việc chuyển đổi ra VND khoản thu phí thanh toán ngoại tệ được thực hiện ngay ở từng nghiệp vụ, hạch toán như sau:

Nợ: TK 1031 hoặc TKTG bằng ngoại tệ
Có: TK 4711 Mua bán ngoại tệ kinh doanh {Phí phải thu tính theo ngoại tệ}
Tính quy đổi ra VND = Số phí thu được theo ngoại tệ x tỷ giá mua, hạch toán:

Nợ : TK 4712 Thanh toán VND về mua bán ngoại tệ KD
Có : TK Thu dịch vụ thanh toán
Có : TK thuế giá trị gia tăng phải nộp

4. Kế toán hình thức séc du lịch (Traveller’s Check)

4.1. Một số vấn đề chung về séc du lịch

Séc du lịch là loại séc đặc biệt, ghi đích danh tên người thụ hưởng. Nhờ loại séc này mà người du lịch có thể không cần mang theo tiền mặt vì séc du lịch có thể được thanh toán chắc chắn ở những nơi mà ngân hàng phát hành séc du lịch có ngân hàng đại lý hoặc chi nhánh ở nước ngoài .

Séc du lịch có đặc điểm dùng để phân biệt với séc thông thường: Séc có mệnh giá được in trên bề mặt séc, Séc phải được trả bằng tiền mặt khi thanh toán tờ séc, Séc du lịch có thời hạn, thời hạn tuỳ thuộc vào thời gian do khách du lịch lựa chọn.
Séc du lịch chỉ được đưa vào lưu thông khi ngân hàng phát hành đã nhận được số tiền tương ứng của tờ séc. Nhờ đó séc du lịch được coi như một phương tiện thanh toán thuận tiện và chắc chắn như tiền mặt. Séc du lịch chi trả cho người hưởng séc, người hưởng séc ký trên mỗi tờ séc khi phát hành và ký lại khi xuất trình để nhận tiền trước mặt nhân viên ngân hàng. Việc xuất trình chứng minh thư là không cần thiết nhưng ngân hàng vẫn có quyền yêu cầu như là một đảm bảo cho thanh toán. Khi người hưởng séc dùng séc để đi mua hàng hoặc trả tiền thì người nhận séc phải có trách nhiệm kiểm tra chứ ký. Người nhận séc chuyển séc đến ngân hàng đại lý thanh toán séc để xin thanh toán. Trong trường hợp mất séc, người phát hàng séc có thể sẽ đền bù lại cho người được hưởng séc một giá trị nhất định tuỳ theo quy định của mỗi nước. Các giấy tờ xuất trình cho ngân hàng là: chứng minh thư nhân dân, hoá đơn bán séc, tường thuật về mất séc.

– Các nội dung chủ yếu của tờ séc du lịch:

Ngân hàng phát hàng séc du lịch, Họ tên địa chỉ của khách du lịch, Mệnh giá của tờ séc du lịch, Ngày phát hành séc, Thời hạn của tờ séc, Chữ ký mẫu của khách du lịch, Một số yếu tố khác

4.2. Quy trình thanh toán séc

– Các bên tham gia trong trong quy trình thanh toán séc du lịch:
+ Ngân hàng phát hành séc du lịch.
+ Ngân hàng đại lý thanh toán séc du lịch.
+ Người mua séc du lịch.
+ Người thụ hưởng séc du lịch.
– Quy trình thanh toán séc du lịch được tóm tắt như sau:

4.3. Kế toán nghiệp vụ phát hành séc du lịch

– Trường hợp ngân hàng phát hành séc du lịch:

Khi khách hàng có nhu cầu mua séc du lịch, khách hàng phải đến ngân hàng làm thủ tục mua séc (viết đơn xin mua séc, cung cấp họ tên, chữ ký mẫu và một số yêu cầu khác….). Nếu ngân hàng chấp nhận sẽ làm thủ tục để cấp séc du lịch cho khách hàng và căn cứ vào chứng từ, hạch toán:

Nợ: TK Tiền mặt ngoại tệ (hoặc TK thích hợp): Mệnh giá + Phí phát hành
Có: TK Các khoản thanh toán khác : Mệnh giá của tờ séc
Có: TK Thu nhập của ngân hàng : Phí phát hành
Có: TK Thuế gía trị gia tăng phải nộp : Thuế

Khi ngân hàng nhận được séc từ ngân hàng nước ngoài gửi đến để thanh toán séc du lịch đã phát hành, kế toán kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của tờ séc. Nếu đúng sẽ hạch toán:

Nợ: TK Các khoản thanh toán khác
Có: TK tiền gửi ngoại tệ ở nước ngoài/ NH thanh toán séc

– Trường hợp ngân hàng làm đại lý phát hành séc du lịch của ngân hàng nước ngoài:

Khi ngân hàng nhận séc du lịch (Séc trắng) của ngân hàng nước ngoài về để bán cho khách hàng sẽ hạch toán:
Nhập: TK 9124 – Chứng từ có giá trị ngoại tệ do nước ngoài gửi đến đợi thanh toán/ Séc du lịch: Số tiền theo mệnh giá của tờ séc du lịch.

Sau đó ngân hàng nhập séc du lịch vào kho quỹ để bảo quản như tiền.

Khi phát hành séc du lịch (bán cho khách hàng) hạch toán như sau:

Xuất: TK 9124 – Chứng từ có giá trị ngoại tệ do nước ngoài gửi đến đợi thanh toán/ Séc du lịch

Đồng thời hạch toán nội bảng giống như trường hợp ngân hàng phát hành Séc du lịch.

4.4. Kế toán thanh toán séc du lịch

Khi khách hàng là khách du lịch mang séc đến ngân hàng để xin rút tiền mặt ngoại tệ hay VND, hoặc là người cung cấp hàng hoá dịch vụ cho khách du lịch mang séc đến để xin thanh toán thì Ngân hàng phải kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của tờ séc chữ ký của người phát hành séc. Nếu hợp lệ sẽ thu tờ séc và hạch toán:

Nợ: TK Chứng từ có giá trị ngoại tệ tại đơn vị
Có: TK Ngoại tệ tại quỹ hoặc TK thích hợp
Có: TK thu dịch vụ thanh toán
Có: TK Thuế giá trị gia tăng phải nộp

Khi gửi séc du lịch đi nhờ thu sẽ hạch toán:

Nợ: TK Chứng từ có giá trị ngoại tệ gửi đi nước ngoài nhờ thu/ Séc du lịch.
Có: TK Chứng từ có giá trị ngoại tệ tại đơn vị /Séc du lịch tại quỹ

Khi nhận được thông báo chuyển có của ngân hàng nước ngoài về số tiền nhận thu hộ séc du lịch sẽ hạch toán:

Nợ: TK tiền gửi ngoại tệ ở nước ngoài/ Ngân hàng phát hành hoặc TK thích hợp
Có: TK Chứng từ có giá trị ngoại tệ gửi đi nước ngoài nhờ thu/ Séc du lịch.

Nếu ngân hàng nước ngoài từ chối thanh toán séc du lịch thì phải tìm nguyên nhân để xử lý và tất toán chứng từ có giá trị ngoại tệ gửi đi nước ngoài nhờ thu.

Nợ: TK thích hợp:
Có: TK Chứng từ có giá trị ngoại tệ gửi đi nước ngoài nhờ thu/ Séc du lịch.

5. Kế toán thẻ thanh toán quốc tế

5.1. Một số vấn đề chung về thẻ thanh toán quốc tế

Thẻ thanh toán quốc tế là những loại thẻ được chấp nhận trên toàn cầu như: Thẻ Visa, Thẻ Master, Thẻ American Express, Thẻ JCB

Thẻ thanh toán quốc tế được hỗ trợ và quản lý trên toàn thế giới bởi những công ty tài chính lớn như Master Card, Visa hoặc những công ty điều hành như Amex, JCB hoạt động trong một hệ thống thống nhất và đồng bộ. Thuận lợi chủ yếu của thẻ thanh toán quốc tế là ở chỗ các ngân hàng phát hành hay thanh toán thẻ nhận được nhiều sự giúp đỡ về nghiên cứu thị trường, xử lý và nâng cao yếu tố kỹ thuật của thẻ từ phía trung tâm thẻ. Hơn nữa, do thẻ được phát hành qua một chương trình độc quyền nên thẻ được nhiều người biết đến và dễ được chấp nhận rộng rãi. Chủ thẻ có thể sử dụng thẻ để rút tiền tại máy rút tiền tự động, tại các ngân hàng thanh toán thẻ, hoặc đi mua hàng tại các cơ sở chấp nhận thẻ trên toàn thế giới.

5.2. Quy trình thanh toán thẻ

– Các bên tham gia trong quá trình thanh toán thẻ:
+ Ngân hàng phát hành thẻ (Issuer).
+ Ngân hàng thanh toán thẻ (Acquirer).
+ Chủ thẻ (Cardholder).
+ Cơ sở chấp nhận thẻ (Merchant).
– Quy trình thanh toán thẻ:
Mỗi loại thẻ có quy trình thanh toán riêng, về mặt tổng thể có thể khái quát theo quy trình sau:

– Nếu chủ thẻ chi tiêu tại đơn vị chấp nhận thẻ của chính ngân hàng phát hành thẻ của mình (Ngân hàng phát hành và ngân hàng thanh toán là một) thì giao dịch thanh toán thẻ không phải thực hiện qua TCTQT

5.3. Kế toán nghiệp vụ phát hành thẻ

– Trường hợp thẻ của chính ngân hàng phát hành:

Khi khách hàng muốn mua thẻ sử dụng sẽ đến ngân hàng để làm thủ tục xin cấp thẻ như điền vào tờ giấy xin cấp thẻ, trình một số giấy tờ khác như chứng minh thư…Ngân hàng thẩm định lại hồ sơ khách hàng, tình hình tài chính của khách hàng, sau đó có thể phân loại khách hàng để cấp thẻ.

Đối với thẻ rút tiền mặt thì việc phát hành thẻ đơn giản hơn vì khách hàng phải ký quỹ tại ngân hàng hoặc phải có tài khoản tại ngân hàng.

Đối với thẻ tín dụng cần phân loại khách hàng để có một chính sách tín dụng riêng. Có hai loại chủ yếu:

+ Hạn mức thẻ vàng: Hạn mức tín dụng theo thẻ vàng thương rất cao, cấp cho các khách hàng có uy tín cao, các tổ chức quốc tế, cá nhân có thu nhập cao và ổn định.

+ Hạn mức cho thẻ thường: Hạn mức tín dụng cấp cho thẻ thường thấp hơn so với thẻ vàng và cấp cho khách hàng phải đủ tiêu chuẩn cấp tín dụng. Hạn mức của thẻ được phân thành hạn mức rút tiền mặt riêng, hạn mức thanh toán tiền hàng hoá dịch vụ riêng.

Nếu ngân hàng chấp nhận phát hành thẻ cho khách hàng thì sẽ yêu cầu khách hàng ký tên và đăng ký chữ ký mẫu ở ngân hàng. Sau đó ngân hàng sẽ ghi thông tin cần thiết về chủ thẻ như: in nổi tên chủ thẻ, số thẻ, thời hạn hiệu lực của thẻ, mã số ngân hàng phát hành… đồng thời mã hoá và ấn định số PIN cho chủ thẻ. Khi giao thẻ cho khách hàng thì giao luôn số PIN và yêu cầu chủ thẻ phải giữ bí mật. Nếu mất tiền do để lộ số PIN thì chủ thẻ phải chịu trách nhiệm.

– Hạch toán khi phát hành thẻ:

Khi ngân hàng phát hành thẻ cho khách hàng tuỳ theo khách hàng nộp tiền mặt, hoặc yêu cầu trích trên tài khoản tiền gửi hoặc được ngân hàng cho vay sẽ hạch toán:

Nợ: TK thích hợp (TK tiền mặt tại quỹ, TK TGKH, TK cho vay): Hạn mức thẻ + Phí phát hành cả thuế
Có: TK Tiền gửi đảm bảo thanh toán thẻ/ Chủ thẻ: Hạn mức thẻ
Có: TK Thu nhập của ngân hàng : Phí phát hành.
Có: TK Thuế giá trị gia tăng phải nộp : Thuế

– Trường hợp ngân hàng làm đại lý phát hành thẻ:

+ Khi ngân hàng nhận thẻ (thẻ trắng) của ngân hàng nước ngoài về để bán cho khách hàng sẽ hạch toán:

Nhập: TK 9124 – Chứng từ có giá trị ngoại tệ do nước ngoài gửi đến đợi thanh toán/ thẻ quốc tế: Số tiền theo mệnh giá của thẻ

Sau đó ngân hàng nhập thẻ vào kho để bảo quản như tiền.

+ Khi phát hành thẻ (Bán cho khách hàng) hạch toán:

Xuất: TK 9124 – Chứng từ có giá trị ngoại tệ do nước ngoài gửi đến
đợi thanh toán/ thẻ quốc tế: Số tiền theo mệnh giá của thẻ bán cho khách hàng.

Đồng thời hạch toán nội bảng giống như khi khách hàng đến ngân hàng xin mua thẻ quốc tế do ngân hàng phát hành.

+ Khi ngân hàng nhận được báo Nợ từ trung tâm xử lý dữ liệu thẻ sẽ hạch toán:

Nợ: TK Tiền gửi đảm bảo thanh toán thẻ/ Chủ thẻ.
Có: TK Tiền gửi ngoại tệ ở nước ngoài hoặc TK thích hợp

5.4. Kế toán nghiệp vụ thanh toán thẻ

– Nghiệp vụ ứng trước tiền mặt:

Chủ thẻ có thể rút tiền mặt theo hạn mức cho phép của thẻ tại các máy rút tiền tự động hoặc tại ngân hàng. Sau khi đã kiểm tra các yếu tố trên thẻ cũng như hạn mức thanh toán của thẻ nếu chấp nhận, nhân viên giao dịch yêu cầu chủ thẻ ký vào các liên hóa đơn thanh toán và hạch toán theo giá trị giao dịch trừ phí thanh toán thẻ (Phí triết khấu)

Nợ: TK Các khoản phải thu/Tạm ứng thanh toán thẻ
Có: TK Ngoại tệ tại đơn vị

Nếu chủ thẻ có nhu cầu lấy tiền mặt VND thì ngân hàng sẽ thông qua bút toán mua ngoại tệ để đổi cho khách hàng.

Khi ngân hàng gửi hoá đơn đi để đòi tiền sẽ lập bảng kê hoá đơn cho mỗi loại hoá đơn và gửi kèm theo các chứng từ này. Kế toán căn cứ vào mỗi loại hoá đơn lưu tại ngân hàng để hạch toán

Nhập: TK 9123 Chứng từ có giá trị ngoại tệ gửi đi nước ngoài nhờ thu

Khi ngân hàng nhận được tiền thanh toán từ tổ chức thanh toán thẻ quốc tế sẽ hạch toán:

Xuất: TK 9123 Chứng từ có giá trị ngoại tệ gửi đi nước ngoài nhờ thu

Đồng thời ngân hàng tính phí phải thu và thuế phải nộp:

Nợ: TK TG ngoại tệ ở nước ngoài hoặc TK thích hợp: Tổng số tiền
Có:TK các khoản phải thu/Tạm ứng thanh toán thẻ: Số tiền tạm ứng
Có: TK Thu nhập của ngân hàng: Phí
Có: TK thuế giá trị gia tăng phải nộp: Thuế

– Nghiệp vụ thanh toán tiền hàng hoá dịch vụ bằng thẻ:

+ Tại cơ sở chấp nhận thẻ: Khi chấp nhận thanh toán thẻ phải kiểm tra kỹ các yếu tố trên thẻ, kiểm tra hạn mức thanh toán của thẻ. Nếu thẻ đủ điều kiện thanh toán sẽ lập hoá đơn giao dịch và yêu cầu chủ thẻ ký tên lên các hoá đơn và xử lý các liên hoá đơn như sau: Liên 1 hoá đơn giao cho chủ thẻ khi thanh toán, Liên hóa đơn lưu tại cơ sở chấp nhận thẻ. Các liên hoá đơn còn lại gửi cho ngân hàng để xin thanh toán. Tuỳ theo số lượng và giá trị của hoá đơn, định kỳ1 đến 3 ngày cơ sở chấp nhận thẻ đóng gói hoá đơn nộp cho ngân hàng thanh toán thẻ để xin thanh toán.

+ Tại ngân hàng thanh toán: Bộ phận quỹ ngoại tệ của ngân hàng khi nhận được hoá đơn của cơ sở chấp nhận thẻ có trách nhiệm kiểm tra đối chiếu khớp đúng số lượng hóa đơn, số tiền, loại tiền trên hoá đơn giao dịch với hoá đơn tổng kết giao dịch và bảng kê hoá đơn máy cà tay. Nếu đúng thì ký nhận và trả lại một liên cho cơ sở chấp nhận thẻ, 1 liên bảng kê chuyển cho kế toán để hạch toán, 1 liên bảng kê lưu tại bộ phận quỹ. Căn cứ vào bảng kê, kế toán hạch toán theo giá trị giao dịch trừ phí

Nợ: Các khoản phải thu/Tạm ứng thanh toán thẻ
Có : TK Tiền gửi cơ sở chấp nhận thẻ

Sau đó ngân hàng gửi dữ liệu thanh toán thẻ tới Tổ chức thẻ quốc tế để đòi tiền. Hạch toán giống phần tạm ứng tiền mặt thanh toán thẻ