Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp

a. Chứng từ kế toán sử dụng

Các chứng từ kế toán được sử dụng khi hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp tuỳ thuộc vào nội dung từng khoản mục chi phí phát sinh, gồm:

– Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán BHXH, Bảng phân bổ tiền lương – BHXH: để phản ánh chi phí về nhân viên quản lý.
– Bảng phân bổ vật liệu – công cụ dụng cụ, Phiếu xuất kho…: để phản ánh chi phí về vật liệu, công cụ xuất dùng cho quản lý.
– Bảng tính trích khấu hao TSCĐ: để phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý.
– Thông báo thuế, Bảng kê nộp thuế, Biên lai thu thuế…: để phản ánh các khoản thuế, phí và lệ phí phải nộp.
– Các hoá đơn dịch vụ, Phiếu chi, giấy báo Nợ…: để phản ánh các khoản chi phí về dịch vụ mua ngoài hay chi khác bằng tiền.
-…
Các chứng từ cần được kiểm tra tình hợp pháp, hợp lệ và phân loại trước khi ghi sổ kế toán.

b. Tài khoản kế toán sử dụng

Để hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán sử dụng tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”. Tài khoản này dùng để tập hợp và kết chuyển các chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và các chi phí khác liên quan đến hoạt động chung của toàn doanh nghiệp.

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản này như sau:

Bên Nợ: Tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ.

Bên Có:
– Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp
– Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh” để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ; tài khoản 142 (1422 – Chi phí chờ kết chuyển) hoặc tài khoản 242 “Chi phí trả trước dài hạn” để chuyển sang kỳ sau.

Tài khoản 642 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành 8 tài khoản cấp 2 như sau:
+ Tài khoản 6421 “Chi phí nhân viên quản lý”
+ Tài khoản 6422 “Chi phí vật liệu quản lý”
+ Tài khoản 6423 “Chi phí đồ dùng văn phòng”
+ Tài khoản 6424 “Chi phí khấu hao tài sản cố định”
+ Tài khoản 6425 “Thuế, phí và lệ phí”
+ Tài khoản 6426 “Chi phí dự phòng”
+ Tài khoản 6427 “Chi phí dịch vụ mua ngoài”
+ Tài khoản 6428 “Chi phí bằng tiền khác”

c. Phương pháp hạch toán tập hợp và kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp

- Hàng tháng, căn cứ vào Bảng thanh toán lương của bộ phận quản lý, tính lương, phụ cấp phải trả cho bộ máy quản lý gián tiếp ở doanh nghiệp, kế toán ghi:

Nợ TK642(6421): Tập hợp chi phí nhân viên quản lý

Có TK334: Tổng số tiền lương và phụ cấp có tính chất lương phải trả nhân viên quản lý doanh nghiệp

- Khi trích quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn theo tỷ lệ quy định trên tiền lương phải trả nhân viên quản lý, kế toán ghi:

Nợ TK642(6421): Tập hợp chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp
Có TK338(3382, 3383, 3384): Trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn

– Khi xuất kho vật liệu sử dụng cho quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi:

Nợ TK642(6422): Tập hợp chi phi vật liệu quản lý
Có TK152: Giá trị nguyên vật liệu xuất dùng cho quản lý

- Khi xuất công cụ dụng cụ dùng trong quản lý doanh nghiệp:

+ Trường hợp công cụ dụng cụ thuộc loại phân bổ 1 lần, kế toán ghi:

Nợ TK642(6423): Tập hợp chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng
Có TK153(1531): Toàn bộ giá trị dụng cụ, đồ dùng xuất dùng cho quản lý doanh nghiệp

+ Trường hợp công cụ dụng cụ thuộc loại phân bổ nhiều lần, kế toán ghi:

Nợ TK142(1421), 242: Tập hợp chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng
Có TK153(1531): Trị giá dụng cụ, đồ dùng xuất dùng cho quản lý doanh nghiệp

Định kỳ, phân bổ dần khoản chi phí về công cụ dụng cụ này vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ, kế toán ghi:

Nợ TK642(6423): Tập hợp chi phí về dụng cụ, đồ dùng văn phòng trong kỳ
Có TK142(1421), 242: Phân bổ chi phí về dụng cụ, đồ dùng văn phòng xuất dùngvvào chi phí quản lý trong kỳ

- Khi trích khấu hao tài sản cố định dùng cho bộ phận quản lý trong kỳ, kế toán ghi:

Nợ TK642(6424): Tập hợp chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho quản lý doanh nghiệp
Có TK214: Số khấu hao tài sản cố định đã trích trong kỳ

- Các khoản thuế, phí, lệ phí phải nộp trong kỳ, kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan để ghi sổ như sau:

Nợ TK642(6425): Tập hợp các khoản thuế, phí, lệ phí phát sinh trong kỳ
Có TK3337, 3338, 111, 112…: Các khoản thuế, phí, lệ phí phải nộp hay đã nộp cho ngân sách

- Cuối niên độ kế toán, tiến hành trích lập quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm theo quy định, kế toán ghi:

Nợ TK642(6426): Tập hợp chi phí dự phòng phát sinh
Có TK351: Ghi tăng quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm

- Trích lập dự phòng phải thu khó đòi:

Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp, kế toán xác định số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần phải trích lập:

+ Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần phải trích lập năm nay > số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trich lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hết thì kế toán sẽ trích lập bổ sung, ghi:

Nợ TK642(6426): Tập hợp chi phí dự phòng
Có TK139: Trích lập dự phòng phải thu khó đòi

+ Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần phải trích lập năm nay < số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trich lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hết thì kế toán sẽ tiến hành hoàn nhập số chênh lệch, ghi:

Nợ TK139: Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi
Có TK642(6426): Ghi giảm chi phí dự phòng trong kỳ

- Nếu cuối niên độ kế toán, phát sinh khoản nợ không thu được, phải xử lý xoá sổ, kế toán sẽ phản ánh như sau:

Nợ TK139: Số đã lập dự phòng ở niên độ trước dùng để bù đắp thiệt hại
Nợ TK642(6426): Ghi tăng chi phí phần chênh lệch chưa lập dự phòng
Có TK131: Xoá sổ nợ phải thu của khách hàng không đòi được
Có TK138: Xoá sổ nợ phải thu khác không đòi được
Đồng thời, ghi:
Nợ TK004: Nợ khó đòi đã xử lý

- Khi phân bổ dần chi phí trả trước vào chi phí quản lý kỳ này, kế toán ghi:

Nợ TK642 (chi tiết tiểu khoản): Tập hợp chi phí quản lý
Có TK142 (1421): Phân bổ chi phí trả trước

- Khi trích trước chi phí phải trả vào chi phí quản lý kỳ này, kế toán ghi:

Nợ TK642 (chi tiết tiểu khoản): Tập hợp chi phí quản lý
Có TK 335: Trích trước chi phí phải trả

– Khi phát sinh các khoản chi phí về dịch vụ mua ngoài, thuê ngoài phục vụ cho quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi:

Nợ TK 642(6427): Tập hợp chi phí dịch vụ mua ngoài
Nợ TK133(1331): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu có)
Có TK331: Tổng giá thanh toán của dịch vụ mua ngoài

- Khi phát sinh các chi phí khác bằng tiền phục vụ cho quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi:

Nợ TK642(6428): Tập hợp các khoản chi phí khác bằng tiền phục vụ cho quản lý doanh nghiệp
Nợ TK133(1331): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu có)
Có TK111, 112, 113, 311: Tổng số tiền đã chi

- Số kinh phí quản lý phải nộp cấp trên theo quy định, kế toán ghi:

Nợ TK642(6428): Tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK336, 111, 112…: Số kinh phí phải nộp hay đã nộp cấp trên

- Các khoản được ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ (vật tư xuất dùng không hết, phế liệu thu hồi, hàng hoá thừa trong định mức tại kho…) sẽ được phản ánh như sau:

Nợ TK111, 112, 156(1561), 152…
Có TK642: Ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp

- Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả kinh doanh:

+ Đối với những doanh nghiệp có kỳ phát sinh chi phí phù hợp với kỳ ghi nhận doanh thu, chi phí quản lý doanh nghiệp được kết chuyển hết vào TK911 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ, kế toán ghi:

Nợ TK911: Chi phí quản lý doanh nghiệp trừ vào kết quả kinh doanh trong kỳ
Có TK642: Kết chuyển toán bộ chi phí quản lý doanh nghiệp

+ Đối với những doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có hoặc có ít hàng hoá tiêu thụ thì cũng sẽ phân bổ một phần chi phí quản lý doanh nghiệp cho số hàng còn lại chưa tiêu thụ cuối kỳ (tương tự như phân bổ chi phí bán hàng đã trình bày ở trên) để chuyển sang kỳ sau, kế toán ghi:

Nợ TK142(1422) hoặc 242 (chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp): Chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng còn lại chưa tiêu thụ cuối kỳ
Nợ TK911: Chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ
Có TK641: Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ
Sang kỳ sau, khi phân bổ và kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng tiêu thụ trong kỳ, kế toán sẽ ghi các bút toán sau:

· Kết chuyển chi phí bán hàng kỳ trước trừ vào kết quả kinh doanh trong kỳ này:

Nợ TK 911: Chi phí quản lý doanh nghiệp kỳ trước trừ vào kết quả kinh doanh trong kỳ
Có TK142(1422) hoặc 242 (chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp): Chi phí quản lý doanh nghiệp kỳ trước đã kết chuyển trừ vào kết quả kinh doanh trong kỳ này

· Phân bổ và kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ:

Nợ TK142(1422) hoặc 242 (chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp): Chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng còn lại chưa tiêu thụ cuối kỳ
Nợ TK911: Chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ
Có TK641: Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ