Kế toán thanh toán thẻ

Quy trình nghiệp vụ thanh toán thẻ tổng quát được xác định từ khi chủ thẻ bắt đầu sử dụng thẻ cho đến khi hoàn thành nghĩa vụ đối với ngân hàng và các bên liên quan, kể cả nghĩa vụ theo cam kết. Quy trình thanh toán có thể chia ra thành các công đoạn chính là thanh toán tại các ĐVCNT, thanh toán tại NHTT và NHPH.

 Quy trình thanh toán thẻ

a. Thanh toán thẻ tại ĐVCNT hoặc theo điểm ứng tiền mặt (ĐƯTM)

ĐVCNT phải kiểm tra thẻ và thông tin chủ thẻ trước khi giao dịch theo các yếu tố quy định về bảo mật của thẻ theo quy định.

- Giao dịch thực hiện tại CSCNT/ĐƯTM được trang bị máy EDC

Khi chủ thẻ sử dụng thẻ tại CSCNT/ĐƯTM được trang bị máy Electronic Data Capture (EDC), máy sẽ tự động xin cấp phép giao dịch. Nếu giao dịch bị từ chối cấp phép, ĐVCNT hoặc ĐƯTM có thể tiếp tục thực hiện giao dịch cấp phép với số tiền nhỏ hơn hoặc liên hệ với nơi cấp phép để được hướng dẫn. Sau khi việc cấp phép hoàn thành hoặc giao dịch dưới hạn mức quy định, ĐVCNT thực hiện việc in hoá đơn, lấy chữ ký của chủ thẻ (phải khớp chữ ký mẫu trên thẻ). Hoá đơn được lập thành 3 liên: 1 liên trả lại cho khách hàng, 1 liên nộp cho NHTT và 1 liên lưu lại tại ĐVCNT/ĐƯTM để tra soát.

- Giao dịch thực hiện tại ĐVCNT/ĐƯTM trang bị máy cà tay (Imprinter)

Nếu giá trị giao dịch hàng hoá dịch vụ nhỏ hơn hạn mức thanh toán: ĐVCNT có thể không phải xin cấp phép. ĐVCNT có thể tiến hành kiểm tra thẻ và đối chiếu số thẻ với danh sách thẻ cấm lưu hành mới nhất và các thông tin bổ sung khác do NHPH cung cấp để tránh thanh toán những thẻ giả mạo hoặc mất cắp.

Nếu giá trị giao dịch thẻ lớn hơn hoặc bằng hạn mức thanh toán, ĐVCNT phải liên hệ với NHPH để xin cấp phép giao dịch bằng các phương tiện có thể như điện thoại, telex…

Tất các các giao dịch ứng tiền mặt đều phải liên hệ để xin cấp phép tại NHPH trước khi tiến hành giao dịch.

b. Thanh toán tại ngân hàng thanh toán (NHTT) thẻ

NHTT thực hiện thanh toán thẻ với ĐVCNT và ngân hàng phát hành.

- Thanh toán với ĐVCNT

Sau khi thực hiện giao dịch với chủ thẻ xong, ĐVCNT thực hiện việc thanh toán với NHTT:

+ Đối với các ĐVCNT/ĐƯTM được trang bị máy EDC phải kiểm tra lại và xử lý các giao dịch đã được thực hiện trước khi thanh toán với ngân hàng, cần chú ý là nếu sau thời gian quy định kể từ ngày giao dịch nếu ĐVCNT/ĐƯTM không nhận được báo Có từ NHTT thì phải liên lạc ngay với NHTT để tra soát.

+ Đối với các ĐVCNT/ĐƯTM được trang bị máy cà tay thực hiện thanh toán với ngân hàng như sau: ĐVCNT tập hợp hoá đơn và lập bảng kê theo từng loại thẻ. Bảng kê ghi rõ tên, số hiệu ĐVCNT, tổng số tiền của các hoá đơn, số lượng hoá đơn, ngày nộp bảng kê, tên và chữ ký người nộp. Tên và chữ ký của nhân viên ngân hàng nhận theo mẫu do NHTT quy định.

Ngân hàng thanh toán thực hiện ứng tiền trả cho ĐVCNT/ĐƯTM trước, sau đó báo cáo sang NHFH để đòi tiền.

Hạch toán:

Nợ TK Tạm ứng

Có TK thích hợp của ĐVCNT/ĐƯTM

- Thanh toán với ngân hàng phát hành (NHFH)

+ Gửi dữ liệu thanh toán thẻ tới NHFH:

Hàng ngày, NHTT cập nhật và tập hợp toàn bộ các giao dịch thẻ, tra soát từng loại thẻ theo mẫu quy định bao gồm cả các khoản phí cũng như các thông tin về thẻ bị thu hồi và truyền cho NHFH.

+ Thanh toán với NHFH:

Hàng ngày, NHTT nhận được Lệnh chuyển Có hay báo cáo số tiền và số giao dịch được thanh toán từ các NHFH gửi về. Tiến hành đối chiếu báo cáo thanh toán thẻ gửi đi và báo cáo nhận về trước khi tiến hành hạch toán.

Nếu phát sinh chênh lệch (do giao dịch bị từ chối thanh toán, giao dịch không gửi đi được) thì phải tìm nguyên nhân và xử lý.

Nếu khớp đúng thì tất toán tài khoản tạm ứng và các tài khoản liên quan khác, hạch toán khoản phí được hưởng vào tài khoản thu phí.

Hạch toán:

Nợ TK thanh toán vốn với NHFH
Có TK tạm ứng

c. Thanh toán tại ngân hàng phát hành (NHFH) thẻ

NHFH có trách nhiệm tiếp nhận các thông tin yêu cầu thanh toán liên quan từ NHTT, xử lý tổng hợp. Hạch toán ghi Nợ cho chủ thẻ vào các tài khoản thích hợp tùy thuộc đó là thẻ loại A, B hay C và thanh toán tiền cho các NHTT, gửi Lệnh chuyển Có (báo cáo số tiền và số giao dịch được thanh toán) cho NHTT:

Nợ TK thích hợp/ chủ thẻ (TGTT, tiền gửi đảm bảo thanh toán thẻ, tiền vay…)
Có TK thanh toán vốn với NHTT