Kế toán phát hành và thanh toán Séc chuyển khoản

Séc chuyển khoản là tờ séc do chủ tài khoản ký phát hành và trực tiếp giao cho người thụ hưởng để thực hiện nghĩa vụ thanh toán của mình.

Như vậy, khi nhận Séc, người thụ hưởng không biết chắc chắn khả năng thanh toán của người ký phát đối với tờ Séc đó. Do đó, Séc chuyển khoản thường dùng trong trường hợp 2 bên tín nhiệm nhau trong thanh toán. Và cũng vì sự không chắc chắn này nên trong thanh toán Séc chuyển khoản, đơn vị thanh toán phải tuân thủ nguyên tắc hạch toán: ghi Nợ trước, ghi Có sau.
Người thụ hưởng Séc có thể nộp séc vào đơn vị thanh toán theo 1 trong 3 trường hợp sau:

– Người ký phát và người thụ hưởng cùng mở tài khoản tại một tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán thì người thụ hưởng trực tiếp xuất trình Séc tại địa điểm thanh toán xin thụ hưởng số tiền trên séc.

– Nếu người ký phát và người thụ hưởng không cùng mở tài khoản tại một tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán, người thụ hưởng có thể trực tiếp nộp hoặc uỷ quyền cho tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ mình thay mặt mình xuất trình và thu hộ số tiền trên tờ Séc với điều kiện đơn vị thanh toán và đơn vị thu hộ đã có sự thoả thuận trước về việc tổ chức thanh toán séc cho các khách hàng của hai bên.

– Trường hợp tờ Séc được thanh toán qua Trung tâm thanh toán bù trừ Séc sẽ được đơn vị thu hộ xuất trình tại Trung tâm thanh toán bù trừ Séc. Cuối phiên giao dịch, sau khi đã tiếp nhận và thực hiện bù trừ séc từ các đơn vị thành viên, Trung tâm sẽ thanh toán số phải thu (phải trả) về Séc cho các đơn vị thành viên.

 a) Kế toán thanh toán Séc chuyển khoản cùng tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán

Quy trình thanh toán:

- Quy trình kế toán:

Khi tiếp nhận BKNS cùng các tờ SCK, kế toán phải kiểm soát tính chất hợp pháp hợp lệ của tờ séc, kiểm tra số dư TKTG của người phát hành.

+ Nếu thấy tờ séc không đảm bảo tính hợp pháp sẽ loại khỏi bảng kê nộp séc, trả lại cho người nộp séc, yêu cầu lập BKNS khác phù hợp.

+ Nếu đủ điều kiện thì ghi ngày, tháng, năm thanh toán trên tờ séc và ký nhận rồi trả lại một liên BKNS cho người nộp séc làm biên lai nhận séc.

Sau đó hạch toán:

Nợ TK tiền gửi thanh toán/người phát hành séc
Có TK tiền gửi thanh toán/người thụ hưởng

* Trường hợp Séc bị phát hành quá số dư:

Nếu người thụ hưởng yêu cầu thanh toán một phần số tiền ghi trên Séc thì đơn vị thanh toán có nghĩa vụ thanh toán theo yêu cầu của người thụ hưởng trong phạm vi khoản tiền mà người ký phát hiện có và được sử dụng để thanh toán Séc. Khi thanh toán, đơn vị thanh toán phải ghi rõ số tiền đã thanh toán trên tờ Séc và trả lại tờ séc cho người thụ hưởng. Người thụ hưởng phải lập chứng từ biên nhận về việc thanh toán đó và giao cho đơn vị thanh toán.

Kế toán căn cứ vào các chứng từ hạch toán:

Nợ TK tiền gửi thanh toán /người ký phát  (Số tiền đã thanh toán)
Có TK tiền gửi thanh toán /người thụ hưởng  (Số tiền đã thanh toán)

Đến khi người ký phát đủ khả năng thanh toán số tiền còn lại trên tờ séc, đơn vị thanh toán thực hiện thanh toán nốt số tiền còn lại đồng thời tính phạt chậm trả trên số tiền chưa thanh toán.

Kế toán căn cứ vào các chứng từ hạch toán:

Nợ TK tiền gửi thanh toán /người ký phát  (Số tiền chậm trả + Số tiền phạt)
Có TK tiền gửi thanh toán /người thụ hưởng (Số tiền chậm trả + Số tiền phạt)

b) Kế toán thanh toán séc chuyển khoản giữa hai tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán có thanh toán trực tiếp với nhau

- Trường hợp Séc chuyển khoản không có uỷ quyền chuyển Nợ

+ Quy trình thanh toán:

 

+ Quy trình kế toán:

* Tại đơn vị thu hộ:

. Giai đoạn nhận thu hộ:

Khi tiếp nhận BKNS cùng các tờ SCK, phải kiểm soát tính chất hợp pháp hợp lệ của tờ séc, kiểm tra thời hạn xuất trình, thời hạn thanh toán của tờ séc:

+ Nếu thấy tờ séc không đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp sẽ loại khỏi bảng kê nộp séc, trả lại cho người nộp séc, yêu cầu lập BKNS khác phù hợp.

+ Nếu đủ điều kiện thì ký nhận rồi giao một liên BKNS lại làm biên lai nhận séc cho người nộp séc, chuyển 2 liên BKNS kèm tờ séc chuyển khoản sang ngân hàng thanh toán.

Trường hợp tờ séc đã quá thời hạn xuất trình nhưng chưa quá 6 tháng (kể từ ngày ký phát), ngân hàng thu hộ vẫn có thể nhận thu hộ.

Ngân hàng thu hộ thu phí dịch vụ thu hộ Séc theo quy định. Trong trường hợp tờ séc bị từ chối thanh toán, đơn vị thu hộ không có nghĩa vụ phải hoàn trả phí thu hộ cho người thụ hưởng.

Kế toán phí dịch vụ thu hộ:

Nợ TK thích hợp (Tiền mặt, TKTG/người thụ hưởng) : Số tiền KH phải nộp
Có TK Thu từ dịch vụ thanh toán : Phí thu hộ
Có TK Thuế VAT phải nộp : Thuế

Sau đó chuyển BKNS và (các) tờ séc chuyển khoản sang đơn vị thanh toán để thực hiện ghi Nợ người ký phát trước.

. Giai đoạn thanh toán cho người thụ hưởng:

Khi nhận được Lệnh chuyển Có từ đơn vị thanh toán, kế toán thực hiện kiểm soát Lệnh và trả tiền cho khách hàng, hạch toán:

Nợ TK thanh toán vốn giữa các ngân hàng
Có TK tiền gửi thanh toán/ người thụ hưởng

* Tại đơn vị thanh toán:

Khi tiếp nhận BKNS kèm (các) tờ séc chuyển khoản từ đơn vị thu hộ, kế toán thực hiện kiểm soát bộ chứng từ, kiểm tra thời hạn xuất trình, thời hạn thanh toán séc, kiểm tra số dư tài khoản của người phát hành séc.

+ Nếu tờ séc đã quá thời hạn thanh toán, ngân hàng thanh toán được quyền từ chối thanh toán séc.

+ Nếu vẫn trong thời hạn thanh toán, nhưng quá thời hạn xuất trình séc và ngân hàng cũng đã nhận được thông báo đình chỉ thanh toán đối với tờ séc đó, thì ngân hàng thanh toán được quyền từ chối thanh toán séc.

+ Nếu vẫn trong thời hạn thanh toán, nhưng quá thời hạn xuất trình séc, ngân hàng thanh toán vẫn có thể thanh toán nếu không nhận được thông báo đình chỉ thanh toán đối với tờ séc đó và tài khoản của người ký phát đủ khả năng chi trả.

+ Nếu tờ séc hợp lệ được xuất trình trong thời hạn xuất trình, ngân hàng thanh toán phải thực hiện thanh toán vô điều kiện cho tờ séc đó nếu người ký phát có khoản tiền được sử dụng đủ để chi trả cho tờ séc đó.

Đơn vị thanh toán thực hiện thanh toán Séc bằng cách trích tài khoản của người ký phát và lập Lệnh chuyển Có truyền tới đơn vị thu hộ để trả số tiền trên séc. Tuỳ thuộc vào mối quan hệ, sự thoả thuận giữa hai ngân hàng thanh toán và thu hộ để lựa chọn phương thức thanh toán vốn phù hợp.

Kế toán căn cứ vào các chứng từ hạch toán:

Nợ TK tiền gửi thanh toán / người phát hành séc
Có TK thanh toán vốn giữa các ngân hàng

Trường hợp Séc bị phát hành quá số dư được thực hiện tương tự như trên.

- Trường hợp Séc chuyển khoản có uỷ quyền chuyển Nợ

Uỷ quyền chuyển Nợ: Là cam kết giữa hai khách hàng (người thụ hưởng và người chi trả) về việc người thụ hưởng được quyền báo Nợ sang đòi tiền người chi trả hay ngân hàng phục vụ người thụ hưởng được quyền lập Lệnh chuyển Nợ sang ngân hàng phục vụ người chi trả để đòi tiền nếu người thụ hưởng có chứng từ thanh toán hợp lệ.

Nếu tờ Séc chuyển khoản có kèm theo Uỷ quyền chuyển Nợ trước giữa hai khách hàng và thông báo cho hai tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán biết thì sau khi nhận và kiểm soát tờ séc đó, đơn vị thu hộ được quyền lập và gửi Lệnh chuyển Nợ có uỷ quyền đến đơn vị thanh toán yêu cầu thanh toán số tiền trên séc.

Tuy nhiên, trong khoảng thời gian chờ đợi người chi trả chấp nhận thanh toán, đơn vị thu hộ không trả tiền ngay cho đơn vị thụ hưởng mà phải tạm giữ vào tài khoản “Các khoản chờ thanh toán khác”, hoặc trả vào tài khoản tiền gửi của người thụ hưởng thì phải phong toả số tiền đó chưa cho người thụ hưởng sử dụng. Đến khi nhận được thông báo “Chấp nhận Lệnh chuyển Nợ” từ ngân hàng thanh toán, ngân hàng thu hộ mới hạch toán tất toán tài khoản “Các khoản chờ thanh toán khác” (hoặc xoá bỏ quyết định phong toả) trả tiền cho người thụ hưởng.

+ Quy trình thanh toán:

+ Quy trình kế toán:

* Tại đơn vị thu hộ:

. Giai đoạn nhận thu hộ:

Khi tiếp nhận BKNS cùng các tờ SCK, phải kiểm soát tính chất hợp pháp hợp lệ của tờ séc, kiểm tra thời hạn xuất trình, thời hạn thanh toán của tờ séc:

+ Nếu thấy tờ séc không đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp sẽ loại khỏi bảng kê nộp séc, trả lại cho người nộp séc, yêu cầu lập BKNS khác phù hợp.

+ Nếu đủ điều kiện thì ký nhận rồi giao một liên BKNS lại làm biên lai nhận séc cho người nộp séc. Lập Lệnh chuyển Nợ có uỷ quyền truyền tới địa điểm đơn vị thanh toán yêu cầu thanh toán tờ séc.

Căn cứ vào Lệnh chuyển Nợ, kế toán hạch toán:

Nợ TK thanh toán vốn giữa các ngân hàng
Có TK Các khoản chờ thanh toán khác/người thụ hưởng
(hoặc) Có TK tiền gửi thanh toán /người thụ hưởng

Phong toả số tiền thanh toán séc trên TK tiền gửi thanh toán /người phát hành séc (trường hợp hạch toán vào tài khoản này).

Thu phí dịch vụ thu hộ:
Nợ TK thích hợp (1011, TKTG/người thụ hưởng) : Số tiền KH phải nộp
Có TK Thu từ dịch vụ thanh toán : Phí thu hộ
Có TK Thuế VAT phải nộp : Thuế

. Giai đoạn thanh toán cho người thụ hưởng:

Nhận được thông báo “Chấp nhận Lệnh chuyển Nợ” từ đơn vị thanh toán, đơn vị thu hộ tất toán tài khoản “Các khoản chờ thanh toán khác”, trả tiền cho người thụ hưởng.

Kế toán hạch toán:

Nợ TK Các khoản chờ thanh toán khác/người thụ hưởng
Có TK tiền gửi thanh toán / người thụ hưởng

Hoặc bỏ quyết định phong toả số tiền thanh toán séc trên TK TG của người thụ hưởng (trường hợp đã hạch toán vào tài khoản này).

* Tại đơn vị thanh toán:

Nhận được Lệnh chuyển Nợ từ đơn vị thu hộ, thực hiện kiểm soát lệnh, kiểm tra số dư tài khoản người ký phát séc.

Nếu đủ điều kiện thanh toán, ngân hàng thanh toán thực hiện thu tiền từ người ký phát và gửi thông báo “Chấp nhận Lệnh chuyển Nợ” truyền lại cho ngân hàng thu hộ.

Căn cứ vào các chứng từ, kế toán hạch toán:

Nợ TK tiền gửi thanh toán /người ký phát
Có TK thanh toán vốn giữa các ngân hàng