Kế toán nghiệp vụ đối chiếu số liệu tiền mặt cuối ngày

Theo quy định, hàng ngày kết thúc giờ giao dịch với khách hàng, bộ phận quỹ tiến hành khoá sổ quỹ, bộ phận kế toán khoá sổ nhật ký quỹ, cộng số phát sinh và rút số dư trên sổ kế toán chi tiết tiền mặt rồi đối chiếu số liệu tiền mặt với nhau để đảm bảo:

– Tổng thu tiền mặt, tổng chi tiền mặt, tồn quỹ trên Sổ quỹ của bộ phận quỹ phải bằng tổng số phát sinh bên Nợ, tổng số phát sinh bên Có và dư Nợ trên sổ nhật ký quỹ của bộ phận kế toán.

– Tồn quỹ tiền mặt trên sổ sách phải bằng tồn quỹ tiền mặt thực tế trong kho, két.

Việc đối chiếu được thực hiện theo nguyên tắc: Thủ quỹ công bố số liệu trước để kiểm soát tiền mặt (thuộc phòng kế toán) đối chiếu theo. Khi đối chiếu khớp đúng theo các tiêu thức trên thủ quỹ, kế toán trưởng (hoặc kiểm soát tiền mặt), Giám đốc ngân hàng cùng ký trên sổ quỹ và nhật ký quỹ. Trường hợp thực hiện giao dịch một cửa thì nhân viên giao dịch tự cân đối sổ sách và tiền mặt tồn quỹ của mình trước khi nộp lại tiền mặt cho Quỹ chính.

Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ tiền mặt do nhiều lý do khác nhau có thể xảy ra thừa, thiếu tiền mặt (phát hiện khi đối chiếu số liệu tiền mặt cuối ngày), phải xử lý theo đúng chế độ.

Xử lý đối với trường hợp thừa, thiếu quỹ khi đối chiếu cuối ngày:

* Đối với trường hợp thừa quỹ:

Tồn quỹ thực tế > Tồn quỹ trên sổ sách kế toán (Dư Nợ TK Tiền mặt)

– Sau khi kiểm tra lại một lần nữa sổ sách, kế toán và thủ quỹ cùng lập biên bản xác định thừa quỹ chờ xử lý. Trong biên bản phải ghi rõ nội dung và người chịu trách nhiệm về số tiền thừa quỹ, biên bản phải có chữ ký của thủ quỹ, kế toán trưởng và giám đốc ngân hàng.

– Số tiền thừa, chưa xác minh được nguồn gốc nguyên nhân (không thể hiện trên bảng kê) phải lập biên bản, căn cứ vào đó kế toán lập phiếu thu và ghi vào TK “Thừa quỹ, tài sản thừa chờ xử lý” – 461 để xem xét xử lý sau:

Nợ TK 1011
Có TK Thừa quỹ, tài sản thừa chờ xử lý – 461

– Định kỳ, ngân hàng thành lập Hội đồng xử lý thừa thiếu tài sản. Căn cứ vào biên bản kết luận của Hội đồng, kế toán lập chứng từ để chuyển số tiền thừa quỹ vào tài khoản thích hợp.

+ Nếu không tìm ra nguyên nhân và cũng không có khách hàng nào khiếu nại thì Hội đồng sẽ quyết định lập phiếu chuyển khoản để hạch toán:

Nợ TK 461
Có TK thu nhập khác từ hoạt động ngân quỹ – 719

+ Nếu tìm ra nguyên nhân do KH X nộp thừa thì số tiền thừa đó sẽ trả lại cho KHX, kế toán lập chứng từ để hạch toán:

Nợ: TK 461
Có: – TK tiền gửi KH X (nếu trả bằng CK)
– Hoặc TK 1011 (nếu trả bằng tiền mặt )

* Đối với trường hợp thiếu quỹ:

Tồn quỹ thực tế < Tồn quỹ trên sổ sách kế toán (Dư Nợ TK Tiền mặt)

– Tương tự như trên, lập biên bản xác định thiếu quỹ chờ xử lý.

– Căn cứ vào biên bản, kế toán lập phiếu chi để hạch toán số tiền thiếu quỹ vào Tài khoản tham ô, thiếu mất tiền, tài sản chờ xử lý – 3614/tiểu khoản đứng tên người gây ra thiếu quỹ:

Nợ TK 3614/ người gây thiếu quỹ
Có TK 1011

– Thành lập Hội đồng xử lý để quy trách nhiệm:

+ Nếu người gây thiếu quỹ bồi hoàn ngay 100% số tiền thiếu, lập giấy nộp tiền mặt:

Nợ TK 1011
Có TK 3614/người gây thiếu quỹ

+ Nếu bồi thường bằng cách trừ lương hàng tháng:

Nợ TK Chi phí trả lương
Có TK 3614/người gây thiếu quỹ