Kế toán cho vay từng lần

Ngân hàng cho vay ngắn hạn (thời hạn tối đa 12 tháng) dưới hình thức cho vay từng lần đối với các tổ chức kinh tế, cá nhân nhằm đáp ứng nhu cầu vốn cho sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, đời sống. Cho vay từng lần (cho vay theo món) thuộc loại tín dụng ứng trước và có các đặc điểm sau:

– Thường được áp dụng với người vay không có nhu cầu vay vốn thường xuyên hoặc vay có tính chất thời vụ. Ngân hàng xét duyệt cho vay từng lần theo từng đối tượng cho vay cụ thể, như cho vay mua nguyên vật liệu để sản xuất, cho vay dự trữ hàng hoá để bán, cho vay chi phí trong sản xuất nông nghiệp…

– Giải ngân một lần toàn bộ hạn mức tín dụng

– Định kỳ hạn nợ cụ thể cho khoản cho vay; Người vay trả nợ một lần khi đáo hạn.

Những đặc điểm nêu trên có liên quan trực tiếp đến quy trình kế toán cho vay từng lần.

1. Kế toán khi cho vay (giai đoạn giải ngân)

Hồ sơ xin vay theo quy định của chế độ tín dụng do người vay nộp vào, sau khi được cán bộ tín dụng thẩm định và giám đốc ngân hàng duyệt cho vay, được chuyển sang kế toán để kiểm soát và giải ngân toàn bộ số tiền cho vay theo hạn mức tín dụng ghi trên hợp đồng tín dụng (hoặc khế ước vay tiền, sổ cho vay).

Căn cứ vào chứng từ như giấy lĩnh tiền mặt (nếu giải ngân bằng tiền mặt), hoặc uỷ nhiệm chi (nếu giải ngân bằng chuyển khoản) kế toán vào sổ chi tiết hoặc nhập dữ liệu vào máy tính.

Bút toán phản ánh giai đoạn giải ngân:

Nợ: TK Cho vay ngắn hạn/ Nợ đủ tiêu chuẩn thích hợp (TK2111)
Có: – TK Tiền mặt (nếu giải ngân bằng tiền mặt) (TK1011), hoặc
-TK Tiền gửi người thụ hưởng (TK4211) (nếu cho vay bằng chuyển khoản thanh toán cùng ngân hàng), hoặc
– TK Thanh toán vốn giữa các ngân hàng thích hợp (nếu cho vay bằng chuyển khoản thanh toán khác ngân hàng)

Đối với các khoản vay có tài sản thế chấp, cầm cố, kế toán căn cứ vào biên bản định giá tài sản thế chấp, cầm cố để hạch toán ngoại bảng, ghi:

Nhập: TK 994 “TS cầm cố, thế chấp của khách hàng”

Giấy đề nghị vay vốn, hợp đồng tín dụng hay khế ước vay tiền lập mỗi loại 2 bản để trả lại người vay mỗi loại một bản, một bản kế toán lưu giữ để theo dõi thu nợ và được lưu vào trong hồ sơ vay vốn của khách hàng vay cùng với các giấy từ pháp lý xác nhận quyền sở hữu hợp pháp đối với các tài sản thế chấp, cầm cố.

Trong hồ sơ vay vốn của từng khách hàng vay, hợp đồng tín dụng được sắp xếp theo trật tự kỳ hạn nợ để theo dõi thu hồi nợ. Nếu kế toán cho vay đã được tin học hoá thì phần hạch toán và phần theo dõi kỳ hạn nợ được thực hiện trên máy vi tính theo chương trình phần mềm kế toán cho vay .

Để đảm bảo số tiền cho vay trên hợp đồng tín dụng khớp đúng với số dư Nợ các tài khoản cho vay thì cuối định kỳ (tháng, quý) kế toán cho vay tiến hành sao kê số dư các hợp đồng tín dụng để đối chiếu với dư Nợ tài khoản cho vay. Nếu có chênh lệch thì phải tìm nguyên nhân để điều chỉnh sao cho tổng dư nợ trên hợp đồng tín dụng phải bằng tổng dư nợ của các tài khoản cho vay tương ứng.

2. Kế toán giai đoạn thu nợ

Cơ sở để kế toán thu hồi nợ các khoản cho vay từng lần là kỳ hạn nợ ghi trên hợp đồng tín dụng. Việc xác định kỳ hạn nợ của các khoản cho vay là trách nhiệm của nhân viên tín dụng, nhưng việc theo dõi kỳ hạn nợ để thu hồi nợ theo kỳ hạn nợ là trách nhiệm của nhân viên kế toán. Do vậy nhân viên kế toán và nhân viên tín dụng phải phối hợp để theo dõi tình hình trả nợ của người vay theo đúng kỳ hạn đã định; hoặc xử lý chuyển nợ quá hạn nếu người vay không có khả năng trả nợ đúng hạn và không được gia hạn nợ.

Theo quy chế tín dụng, đến hạn trả nợ người vay phải chủ động nộp bằng tiền mặt hay trích tài khoản tiền gửi để trả nợ ngân hàng. Nếu người vay không chủ động trả nợ trong khi tài khoản tiền gửi của người vay có đủ tiền để trả nợ thì kế toán chủ động lập phiếu chuyển khoản trích tài khoản tiền gửi của người vay để thu nợ.

+ Nếu thu bằng tiền mặt, kế toán căn cứ giấy nộp tiền của người vay để vào sổ chi tiết hoặc nhập dữ liệu vào máy tính:
+ Nếu thu bằng chuyển khoản, kế toán căn cứ uỷ nhiệm chi của người vay, hoặc lập phiếu chuyển khoản để vào sổ chi tiết hoặc nhập dữ liệu vào máy tính.

Bút toán phản ánh nghiệp vụ thu nợ từ khách hàng vay:

Nợ: – TK tiền mặt (TK 1011) (nếu trả bằng tiền mặt), hoặc
– TK Tiền gửi khách hàng (TK 4211) (nếu trả từ TK tiền gửi)
Có: TK nợ đủ tiêu chuẩn thích hợp (TK 2111).

Ngoài bút toán thu gốc, bút toán thu lãi trong trường hợp thu lãi sau (thu lãi một lần cùng gốc khi đáo hạn) sẽ được trình bày ở phần sau trong mục thu lãi).

Đồng thời với việc hạch toán, kế toán xoá nợ trên hợp đồng tín dụng bằng cách ghi số tiền thu nợ vào cột “số tiền trả nợ”, rút số dư. Hợp đồng tín dụng đã thu hết nợ (số dư bằng 0) được xuất khỏi hồ sơ tín dụng để đóng thành tập riêng, hoặc đóng vào tập nhập ký chứng từ nếu số lượng ít.

Sau đó làm thủ tục để ghi: Xuất TK ngoại bảng 994 và trả lại các giấy tờ được nhận làm thế chấp tài sản cho người vay.

3. Kế toán thu lãi cho vay

Thu nhập về lãi là nguồn thu lớn nhất của các NHTM. Do vậy trách nhiệm của kế toán là phải tính và hạch toán lãi cho vay một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời theo đúng chế độ.

Theo chế độ tín dụng và chế độ kế toán, hiện nay đối với phương thức cho vay từng lần, ngân hàng áp dụng hai cách thu lãi là: thu lãi định kỳ hàng tháng và thu lãi sau (thu lãi cùng vốn gốc một lần khi đáo hạn); đồng thời áp dụng nguyên tắc cơ sở dồn tích (dự thu) đối với thu lãi từ hoạt động tín dụng. Theo đó qui trình kế toán thu lãi cho vay từng lần được thực hiện một cách phù hợp.

Đối với cả hai cách thu lãi trên thì việc tính và hạch toán thu lãi vẫn được thực hiện hàng tháng. Nếu hàng tháng khách hàng trả lãi ngay bằng tiền mặt hoặc trích TK tiền gửi để trả thì ngân hàng sẽ thu trực tiếp, còn nếu khách hàng chưa trả thì số lãi cho vay phát sinh hàng tháng sẽ được hạch toán, ghi nhận vào tài khoản “lãi phải thu về hoạt động tín dụng” (TK 3941).

a. Kế toán thu lãi định kỳ (hàng tháng)

Hàng tháng khi khách hàng đến trả lãi kế toán tiến hành tính lãi trong tháng cho khách hàng để phản ánh vào tài khoản “thu lãi cho vay” (TK 702)

Công thức tính lãi định kỳ cho vay từng lần:

Lãi cho vay = Số tiền gốc cho vay * Lãi suất (tháng)

Việc tính lãi định kỳ do các thanh toán viên quản lý tài khoản cho vay khách hàng trực tiếp tính và lập chứng từ để hạch toán. Trường hợp đã thực hiện kế toán máy thì việc tính lãi và hạch toán thu lãi do máy tính thực hiện theo phần mềm kế toán cho vay.

Bút toán phản ánh thu lãi trực tiếp:

Nợ: – TK tiền mặt (TK 1011) nếu khách hàng trả bằng tiền mặt, hoặc
– TK TGKH (TK 4211) nếu khách hàng trích từ TKTG để trả lãi
Có: TK thu lãi cho vay (702)

b. Kế toán thu lãi sau

Thu lãi sau là cách thức thu lãi mà lãi được thu cùng nợ gốc khi đáo hạn. Tuy nhiên theo nguyên tắc hạch toán lãi dự thu, dự trả, hàng tháng ngân hàng vẫn tính và hạch toán số lãi phát sinh vào thu nhập, đối ứng với tài khoản “lãi phải thu về hoạt động tín dụng”. Trường hợp này, lãi phát sinh tháng thường được tính vào một ngày cận cuối tháng nhất định cho tất cả các khách hàng vay (từng lần)

– Từng tháng, ngân hàng tính toán số lãi cho vay từng lần phát sinh trong tháng. Công thức tính lãi định kỳ cho vay từng lần:

Lãi cho vay = Số tiền gốc cho vay * Lãi suất (tháng)

Sau khi tính được số lãi phát sinh, kế toán hạch toán:

Nợ: TK lãi phải thu từ hoạt động tín dụng (TK 3941)
Có: TK thu lãi cho vay (TK 702)

– Khi kết thúc hợp đồng cho vay từng lần, khách hàng sẽ trả cả nợ gốc và lãi vay. Nợ gốc được thu và hạch toán như phần trên đã trình bày, còn lãi vay được ngân hàng hạch toán như sau:

Nợ: – TK tiền mặt (1011) nếu thu bằng tiền mặt
– TK tiền gửi khách hàng (4211) nếu khách hàng trả bằng tiền gửi
Có: TK Lãi phải thu từ hoạt động tín dụng (3941)

Chú ý:

– Trường hợp khi đáo hạn món vay, nếu lãi của kỳ cuối cùng ngân hàng chưa hạch toán treo vào lãi phải thu thì số lãi này sẽ được hạch toán thẳng vào thu nhập, bút toán hạch toán thu lãi như sau:

Nợ – TK tiền mặt hoặc tiền gửi khách hàng: Tổng số lãi cho vay
Có – TK lãi phải thu từ hoạt động tín dụng: Số lãi đã hạch toán dự thu
Có – TK Thu lãi cho vay: Số lãi chưa hạch toán dự thu

– Trường hợp ngân hàng đã hạch toán dự thu nhưng khách hàng không trả lãi vay đúng hạn, tức là ngân hàng không thu hồi được khoản doanh thu đã ghi nhận thì không được ghi giảm doanh thu (thoái thu từ tài khoản thu nhập 702) mà xử lý theo hai trường hợp như qui định của chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14 “Doanh thu và thu nhập khác”:

+ Nếu khoản lãi được đánh giá là không thể thu hồi được thì hạch toán thẳng vào chi phí để tất toán tài khoản “lãi phải thu từ hoạt động tín dụng”, kế toán ghi:

Nợ: TK Chi phí khác (89)
Có: TK Lãi phải thu từ hoạt động tín dụng (3941)

+ Nếu khoản lãi được đánh giá là không chắc chắn thu được thì phải lập dự phòng để bù đắp, và khi khoản lãi đó được xác định chắc chắn là không thu hồi được thì sẽ được trích từ tài khoản dự phòng này để bù đắp.

– Khi hạch toán vào tài khoản chi phí để lập dự phòng, ghi:

Nợ: TK chi phí dự phòng rủi ro khác (TK 8829)
Có: TK dự phòng rủi ro lãi phải thu (TK 399)

Đồng thời để tiếp tục theo dõi thu hồi số lãi từ khách hàng vay, kế toán sẽ hạch toán ngoại bảng đối với số lãi trên, kế toán ghi:

Nhập: TK ngoại bảng “Lãi cho vay quá hạn chưa thu được” (TK 941)

– Khi sử dụng dự phòng để bù đắp khoản lãi phải thu nhưng không thu được, kế toán ghi:

Nợ: TK dự phòng rủi ro lãi phải thu (TK 399)
Có: TK lãi phải thu từ hoạt động tín dụng (TK 3941)

Khoản lãi phải thu đã sử dụng dự phòng để xử lý vẫn được tiếp tục theo dõi và tiếp tục truy thu trong khoảng thời gian nhất định.

– Trường hợp TCTD đã trích lập dự phòng rủi ro lãi phải thu, nhưng sau đó khoản lãi phải thu đã thu được, không phải sử dụng dự phòng thì TCTD phải hoàn nhập dự phòng. Việc hoàn nhập dự phòng có thể được thực hiện từng lần hoặc theo định kỳ.