Tài khoản và chứng từ sử dụng trong kế toán cho vay

1. Tài khoản sử dụng

1.1. Tài khoản nội bảng

a. Các tài khoản phản ánh nghiệp vụ cho vay

Các tài khoản phản ánh cho vay được bố trí ở loại 2 “Hoạt động tín dụng” trong hệ thống tài khoản tổ chức tín dụng do Thống đốc NHNN ban hành.

Để phản ánh cụ thể từng loại khách hàng vay vốn, từng loại cho vay theo thời gian (ngắn hạn, trung hạn, dài hạn), từng loại tiền cho vay (cho vay bằng đồng Việt nam, cho vay bằng ngoại tệ và vàng) và đáp ứng yêu cầu phân loại nợ, trong loại 2 được bố trí thành các tài khoản tổng hợp cấp I, cấp II và cấp III.

Ví dụ: Tài khoản cấp I số 21 “Cho vay các tổ chức kinh tế, các nhân trong nước” được bố trí thành các tài khoản cấp II sau:

+ TK 211: Cho vay ngắn hạn bằng đồng Việt Nam
+ TK 212: Cho vay trung hạn bằng đồng Việt Nam
+ TK 213: Cho vay dài hạn bằng đồng Việt Nam
+ TK 214: Cho vay ngắn hạn bằng ngoại tệ
+ V.v…

Các tài khoản tổng hợp cấp II nêu trên được bố trí thành các tài khoản tổng hợp cấp III để phục vụ việc phân loại nợ của NHTM.

Ví dụ:

Tài khoản cấp II số 211 được phân thành các tài khoản tổng hợp cấp III:

2111 Nợ đủ tiêu chuẩn
2112 Nợ cần chú ý
2113 Nợ dưới tiêu chuẩn
2114 Nợ nghi ngờ
2115 Nợ có khả năng mất vốn

Chú ý: Tham khảo quyết định số 493/2005/QĐ-NHNN ngày 22/04/2005 của Thống đốc NHNN về phân loại nợ, trích lập dự phòng rủi ro để hiểu rõ hơn nội dung các tài khoản trên.

Các tài khoản cấp II khác cũng được phân thành các tài khoản cấp III tương tự như tài khoản 211.

Các tài khoản cấp III nêu trên có nội dung kinh tế cụ thể khác nhau nhưng nhìn chung đều có kết cấu:

Bên Nợ ghi: Số tiền cho vay đối với các TCKT, cá nhân
Bên Có ghi: – Số tiền thu nợ từ các TCKT, cá nhân

– Số tiền chuyển sang tài khoản nợ thích hợp theo qui định hiện hành về phân loại nợ.

Số dư Nợ: Phản ánh số tiền đang cho khách hàng vay theo loại nợ thích hợp
Hạch toán chi tiết: Mở tài khoản chi tiết theo từng tổ chức, cá nhân vay vốn

b. Tài khoản “Lãi phải thu từ hoạt động tín dụng” (Lãi cộng dồn dự thu) – Số hiệu 394

Tài khoản này được bố trí thành các tài khoản cấp III:
+ 3941 – Lãi phải thu từ cho vay bằng VND
+ 3942 – Lãi phải thu từ cho vay bằng ngoại tệ và vàng
+ 3943 – Lãi phải thu từ cho thuê tài chính
+ 3944 – Lãi phải thu từ khoản trả thay khách hàng được bảo lãnh

Tài khoản này dùng để phản ánh số lãi phải thu tính trên các tài khoản cho vay các tổ chức kinh tế, cá nhân trong nước mà TCTD sẽ được nhận khi đến hạn.

Lãi phải thu từ hoạt động tín dụng thể hiện số lãi tính dồn tích mà TCTD đã hạch toán vào thu nhập nhưng chưa được khách hàng vay thanh toán (chưa trả).

Kết cấu của tài khoản “Lãi phải thu từ hoạt động tín dụng”:

Bên Nợ ghi: Số tiền lãi phải thu tính trong kỳ.
Bên Có ghi: Số tiền lãi khách hàng đã trả.
Số dư Nợ: Phản ánh số lãi cho vay mà TCTD chưa được thanh toán.

Hạch toán chi tiết: Mở tài khoản chi tiết theo từng khách hàng vay.

c. Tài khoản “Thu lãi cho vay” – Số hiệu 702

Tài khoản này dùng để hạch toán số tiền thu lãi từ các khoản cho vay khách hàng. Tài khoản này có kết cấu:

Bên Có ghi: Số tiền thu lãi cho vay.
Bên Nợ ghi: Kết chuyển số dư Có vào TK “Lợi nhuận năm nay” khi thực hiện quyết toán năm.
Số dư Có: Phản ánh số tiền thu nhập về lãi cho vay hiện có tại NH.

d. Tài khoản “Tài sản gán nợ đã chuyển quyền sở hữu cho TCTD, đang chờ xử lý” – Số hiệu 387

Tài khoản này dùng để phản ảnh giá trị tài sản gán nợ đã chuyển quyền sở hữu cho TCTD, đang chờ xử lý. TCTD phải có đầy đủ hồ sơ pháp lý về quyền sở hữu hợp pháp đối với tài sản đó. (Quyền sở hữu đối với tài sản được xác lập khi có đủ 3 quyền: quyền chiếm hữu, quyền sử dụng, quyền định đoạt tài sản – theo quy định tại điều 173 Bộ Luật dân sự).

Bên Nợ ghi: – Giá trị tài sản gán nợ đã chuyển quyền sở hữu cho TCTD,
đang chờ xử lý.
Bên Có ghi: – Giá trị tài sản gán nợ đã xử lý .
Số dư Nợ: – Phản ảnh giá trị tài sản gán nợ.

Hạch toán chi tiết:

– Mở tài khoản chi tiết theo từng tài sản nhận gán nợ đã chuyển quyền sở hữu cho TCTD.

e. Tài khoản “Tiền thu từ việc bán nợ, tài sản bảo đảm nợ hoặc khai thác tài sản bảo đảm nợ” – Số hiệu 4591

Tài khoản này phản ảnh số tiền thu được từ việc bán nợ, tài sản bảo đảm nợ hoặc khai thác tài sản bảo đảm nợ và việc xử lý thu hồi nợ và các khoản nợ phải thu khác từ nguồn thu này.

Bên Có ghi: Số tiền thu được từ việc bán nợ, tài sản bảo đảm nợ hoặc khai thác tài sản bảo đảm nợ.

Bên Nợ ghi: Xử lý thu hồi nợ và các khoản nợ phải thu khác từ số tiền thu bán nợ, tài sản bảo đảm nợ hoặc khai thác tài sản bảo đảm nợ.

Số dư Có: Phản ảnh số tiền thu được từ việc bán nợ, tài sản bảo đảm nợ hoặc khai thác tài sản bảo đảm nợ chưa được xử lý.

Hạch toán chi tiết:

– Mở tài khoản chi tiết theo từng khoản nợ hoặc tài sản đảm bảo nợ được bán hoặc khai thác.

1.2. Tài khoản ngoại bảng

- TK 94 – Lãi cho vay quá hạn chưa thu được:

Tài khoản này dùng để phản ánh số lãi cho vay đã quá hạn TCTD chưa thu được. Tài khoản 94 được bố trí thành các tài khoản cấp III:

+ 941- Lãi cho vay quá hạn chưa thu được bằng VND
+ 942- Lãi cho vay quá hạn chưa thu được bằng ngoại tệ

Tài khoản 94 có kết cấu:

Bên nhập phản ánh: Số lãi quá hạn chưa thu được
Bên xuất phản ánh: Số lãi đã thu được
Số còn lại phản ánh: Phản ánh số lãi cho vay chưa thu được còn phải thu.

- TK 994: Tài sản thế chấp cầm đồ của khách hàng

Tài khoản này dùng để phản ánh các tài sản cầm cố, thế chấp của các TCKT, cá nhân vay vốn của ngân hàng theo chế độ cho vay qui định.

Tài khoản 994 có kết cấu như sau:

Bên nhập phản ánh: Giá trị tài sản thế chấp, cầm đồ của khách hàng giao cho TCTD quản lý để đảm bảo nợ vay
Bên xuất phản ánh:
– Giá trị TSTC cầm đồ trả lại tổ chức cá nhân vay khi trả được nợ
– Giá trị TSTC cầm đồ đem phát mại để trả nợ vay cho TCTD
Số còn lại phản ánh: Giá trị TSTC, cầm đồ của khách hàng TCTD đang quản lý

- Tài khoản 995 – Tài sản gán, xiết nợ chờ xử lý

Tài khoản này dùng để phản ảnh các tài sản gán, xiết nợ của tổ chức, cá nhân vay vốn Tổ chức tín dụng để chờ xử lý do thiếu bảo đảm nợ vay.

Tài khoản này có kết cấu:

Bên Nhập ghi: – Giá trị tài sản Tổ chức tín dụng tạm giữ chờ xử lý.

Bên Xuất ghi: – Giá trị tài sản Tổ chức tín dụng tạm giữ đã được xử lý.

Số còn lại: – Phản ảnh giá trị tài sản của tổ chức, cá nhân vay vốn đang được tổ chức tín dụng tạm giữ chờ xử lý do thiếu bảo đảm nợ vay tổ chức tín dụng.

Hạch toán chi tiết: – Mở tài khoản chi tiết theo từng loại tài sản tạm giữ. Ngoài sổ tài khoản chi tiết, tổ chức tín dụng mở sổ theo dõi chi tiết tài sản gán, xiết nợ của từng tổ chức, cá nhân vay.

2. Chứng từ kế toán cho vay

Chứng từ dùng trong kế toán cho vay là những loại giấy tờ, vật mang tin đảm bảo về mặt pháp lý cho các khoản cho vay của Ngân hàng. Mọi sự tranh chấp về các khoản cho vay hay trả nợ giữa ngân hàng và người vay đều phải giải quyết trên cơ sở các chứng từ cho vay hợp lệ, hợp pháp.

Chứng từ kế toán cho vay bao gồm nhiều loại để phục vụ cho công việc hạch toán và theo dõi thu hồi nợ:

– Chứng từ gốc:

+ Giấy đề nghị vay vốn.
+ Hợp đồng tín dụng
+ Giấy nhận nợ.
+ Các loại giấy tờ xác nhận tài sản thế chấp, cầm cố.
+ V.v….

Trong số các chứng từ gốc thì hợp đồng tín dụng (còn được sử dụng dưới hình thức khế ước vay tiền, sổ cho vay) và giấy nhận nợ là giấy tờ xác định trách nhiệm pháp lý về khoản nợ người vay nhận nợ với ngân hàng và phải hoàn trả trong phạm vi kỳ hạn nợ. Loại giấy tờ này cần được kế toán quản lý tuyệt đối an toàn.

– Chứng từ ghi sổ:

+ Nếu giải ngân bằng tiền mặt: Dùng giấy lĩnh tiền mặt.
+ Nếu giải ngân bằng chuyển khoản: Dùng các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt như uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu…
+ Nếu ngân hàng chủ động tính TK tiền gửi của người vay để thu nợ thì dùng phiếu chuyển khoản.
+ Nếu ngân hàng thu lãi hàng tháng theo phương pháp tích số thì dùng bảng kê số dư để tính tích số.
+ v.v….