Hạch toán bán hàng qua kho theo hình thức chuyển hàng

- Khi xuất kho hàng hoá chuyển đến cho bên mua, căn cứ vào Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, kế toán phản ánh trị giá hàng hoá xuất kho chuyển đi bán như sau:

Nợ TK157: Trị giá thực tế của hàng chuyển đi bán
Có TK156(1561): Trị giá mua của hàng xuất kho

Trường hợp hàng bán có bao bì đi kèm, tính giá riêng, khi xuất kho bao bì chuyển đến cho bên mua, kế toán ghi:

Nợ TK138(1388): Trị giá bao bì đi kèm phải thu
Có TK153(1532): Trị giá bao bì đã xuất kho

- Khi hàng hoá được xác định là tiêu thụ (bên mua đã nhận hàng, đã chấp nhận thanh toán hoặc đã thanh toán), căn cứ vào Hoá đơn GTGT hay Hoá đơn bán hàng và các chứng từ liên quan, kế toán tiến hành phản ánh các bút toán sau:

+ Phản ánh doanh thu bán hàng:

· Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi:

Nợ TK111, 112, 131…: Tổng giá thanh toán của hàng bán
Có TK511(5111): Doanh thu bán hàng theo giá bán chưa có thuế GTGT
Có TK333(33311): Thuế GTGT đầu ra của hàng bán

· Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc các đối tượng không thuộc diện chịu thuế GTGT, kế toán ghi:

Nợ TK111, 112, 131…: Tổng giá thanh toán của hàng bán
Có TK511(5111): Doanh thu bán hàng theo tổng giá thanh toán của hàng bán

+ Phản ánh trị giá thực tế của hàng chuyển đi bán đã được khách hàng chấp nhận:

Nợ TK632: Trị giá vốn của hàng đã tiêu thụ
Có TK157: Trị giá hàng chuyển đi đã được chấp nhận

- Khi người mua thanh toán tiền hàng, kế toán ghi:

Nợ TK111, 112, 331(đối trừ công nợ)…: Tổng số tiền hàng đã thu
Có TK131: Số nợ tiền hàng người mua đã thanh toán

Đối với giá trị bao bì kèm theo hàng hoá, nếu người mua đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, kế toán ghi:
Nợ TK111, 112, 131…: Số tiền bao bì đi kèm người mua đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán
Có TK138(1388): Trị giá bao bì đi kèm đã được chấp nhận thanh toán

- Các trường hợp bán hàng có chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá cho bên mua sẽ được hạch toán tương tự nghiệp vụ bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp ở trên.

- Trường hợp bán hàng có phát sinh trả lại hàng:

+ Nếu hàng chuyển đi bán chưa được xác định là tiêu thụ, căn cứ vào biên bản và một số chứng từ liên quan khác do bên mua gửi đến, kế toán sẽ ghi nhận trị giá hàng bán bị trả lại như sau:

Nợ TK156(1561): Trị giá hàng nhập kho
Có TK157: Trị giá hàng chuyển đi bị trả lại đã nhận

Nếu người mua trả lại cảï bao bì đi kèm, kế toán sẽ phản ánh như sau:

Nợ TK153(1532): Trị giá bao bì nhập kho
Có TK138(1388): Số tiền bao bì giảm thu tương ứng

+ Nếu hàng chuyển đi bán đã được xác định là tiêu thụ thì khi phát sinh hàng bán bị trả lại, kế toán sẽ ghi nhận tương tự như trường hợp trả lại hàng đối với hình thức bán buôn qua kho giao hàng trực tiếp.

- Trường hợp trong quá trình bán hàng có phát sinh chi phí:

+ Nếu chi phí do doanh nghiệp chịu, kế toán ghi nhận như sau:

Nợ TK641: Chi phí bán hàng thực tế phát sinh
Nợ TK133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK111, 112, 331, 334, 338…: Tổng số tiền thanh toán tương ứng

+ Nếu chi phí do bên mua chịu nhưng doanh nghiệp chi hộ, kế toán ghi nhận như sau:

Nợ TK138(1388): Số tiền chi hộ cho người mua chưa được người mua chấp nhận thanh toán
Có TK111, 112, 331…: Tổng số tiền đã chi

Khi người mua chấp nhận thanh toán hoặc thanh toán khoản doanh nghiệp đã chi hộ, kế toán ghi:

Nợ TK111, 112, 131: Tổng số tiền đã thu hoặc còn phải thu của người mua
Có TK138(1388): Số tiền chi hộ đã được người mua chấp nhận thanh toán

Số tiền chi hộ không thu hồi được sẽ được xử lý ghi tăng chi phí bán hàng:

Nợ TK641: Số tiền chi hộ không thu hồi được ghi tăng chi phí
Nợ TK133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK138(1388): Số tiền chi hộ không thu hồi được đã xử lý

- Trường hợp hàng chuyển đi bán có phát sinh tổn thất, thiếu hụt, theo hợp đồng bên bán chịu:

+ Nếu hàng chuyển đi chưa được xác định là tiêu thụ, kế toán ghi nhận trị giá hàng thiếu như sau:

<1> Nếu hàng thiếu xác định ngay được nguyên nhân, kế toán sẽ tiến hành xử lý ngay. Cụ thể:

· Nếu hàng thiếu được xác định ngay do hao hụt tự nhiên trong định mức hoặc do nguyên nhân khách quan, kế toán ghi:

Nợ TK641: Trị giá hàng bán phát sinh thiếu do hao hụt trong định mức
Nợ TK811: Trị giá hàng bán phát sinh thiếu do nguyên nhân khách quan
Có TK157: Trị giá hàng chuyển đi bán phát sinh thiếu

· Nếu hàng thiếu được xác định ngay do lỗi của cán bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp, kế toán ghi:

Nợ TK138(1388),111: Khoản cá nhân phải bồi thường
Có TK157: Trị giá hàng chuyển đi bán phát sinh thiếu
Có TK133(1331): Thuế GTGT đầu vào tương ứng với số hàng thiếu

· Nếu hàng thiếu được xác định ngay do doanh nghiệp gửi thiếu, kế toán ghi:

Nợ TK156(1561): Trị giá hàng được xác nhận chưa xuất kho
Có TK157: Trị giá hàng chuyển đi bán phát sinh thiếu

Và khi doanh nghiệp gửi bổ sung hàng cho bên mua, kế toán ghi:

Nợ TK157: Trị giá hàng gửi bổ sung
Có TK156(1561): Trị giá hàng xuất kho

<2> Nếu hàng thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân, đang chờ xử lý, kế toán ghi:

Nợ TK138(1381): Trị giá hàng thiếu chờ xử lý
Có TK157: Trị giá hàng chuyển đi bán phát sinh thiếu
Khi có quyết định xử lý, tuỳ từng tình huống cụ thể, kế toán sẽ phản ánh như sau:

· Nếu hàng thiếu do hao hụt tự nhiên (trong định mức) hoặc do nguyên nhân khách quan:

Nợ TK641: Trị giá hàng thiếu do hao hụt trong định mức
Nợ TK811: Trị giá hàng thiếu do nguyên nhân khách quan
Có TK138(1381): Trị giá hàng thiếu đã xử lý

· Nếu hàng thiếu do lỗi của cán bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp:

Nợ TK138(1388),111: Khoản cá nhân phải bồi thường
Có TK138(1381): Trị giá hàng thiếu đã xử lý
Có TK133(1331): Thuế GTGT đầu vào tương ứng với số hàng thiếu

· Nếu hàng thiếu do doanh nghiệp gửi thiếu:

Nợ TK156(1561): Trị giá hàng được xác nhận chưa xuất kho
Có TK138(1381): Trị giá hàng thiếu đã xử lý

Và khi doanh nghiệp gửi bổ sung hàng cho bên mua, kế toán cũng sẽ ghi:

Nợ TK157: Trị giá hàng gửi bổ sung
Có TK156(1561): Trị giá hàng xuất kho

· Nếu hàng thiếu không xác định được nguyên nhân:

Nợ TK811: Trị giá hàng thiếu không xác định được nguyên nhân

Có TK138(1381): Trị giá hàng thiếu đã xử lý
Có TK133(1331): Thuế GTGT tương ứng với số hàng thiếu (nếu không được khấu trừ)

+ Nếu hàng chuyển đi đã được xác định là tiêu thụ, khi phát sinh trường hợp thiếu, tổn thất, kế toán phản ánh như sau:

· Điều chỉnh giảm doanh thu tương ứng với giá bán của hàng thiếu:

Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi:

Nợ TK531: Giá bán chưa thuế của số hàng thiếu
Nợ TK333(33311): Thuế GTGT đầu ra của số hàng thiếu
Có TK111, 112, 131…: Tổng giá thanh toán của số hàng thiếu

Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tương chịu thuế GTGT, kế toán ghi:

Nợ TK531: Giá bán gồm cả thuế GTGT của số hàng thiếu
Có TK111, 112, 131…: Tổng giá thanh toán của số hàng thiếu

· Điều chỉnh giảm giá vốn hàng bán theo trị giá hàng thiếu: tuỳ từng trường hợp cụ thể, kế toán sẽ tiền hành xử lý khác nhau:

<1> Nếu hàng thiếu xác định ngay được nguyên nhân, kế toán sẽ tiến hành xử lý ngay. Cụ thể:

Nếu hàng thiếu được xác định ngay do hao hụt tự nhiên trong định mức hoặc do nguyên nhân khách quan, kế toán ghi:

Nợ TK641: Trị giá hàng bán phát sinh thiếu do hao hụt trong định mức
Nợ TK811: Trị giá hàng bán phát sinh thiếu do nguyên nhân khách quan
Có TK632: Trị giá vốn của số hàng thiếu

Nếu hàng thiếu được xác định ngay do lỗi của cán bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp, kế toán ghi:

Nợ TK138(1388),111: Khoản cá nhân phải bồi thường
Có TK632: Trị giá vốn của số hàng thiếu
Có TK133(1331): Thuế GTGT đầu vào tương ứng với số hàng thiếu

Nếu hàng thiếu được xác định ngay do doanh nghiệp gửi thiếu, kế toán ghi:

Nợ TK156(1561): Trị giá hàng được xác nhận chưa xuất kho
Có TK632: Trị giá vốn của số hàng thiếu

<2> Nếu hàng thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân, đang chờ xử lý, kế toán ghi:

Nợ TK138(1381): Trị giá hàng thiếu chờ xử lý
Có TK632: Trị giá vốn của số hàng thiếu

Khi có quyết định xử lý hàng thiếu, kế toán sẽ ghi nhận tương tự như trường hợp hàng chuyển đi chưa được xác định tiêu thụ ở trên.

- Trường hợp hàng chuyển đi bán có phát sinh thừa, kế toán sẽ tiến hành phản ánh trị giá của số hàng thừa này như sau:

<1> Nếu hàng thừa xác định ngay được nguyên nhân, kế toán sẽ tiến hành xử lý ngay. Cụ thể:

+ Nếu hàng thừa được xác định ngay do dôi thừa tự nhiên trong định mức, kế toán ghi:

Nợ TK157: Trị giá hàng chuyển đi bán phát sinh thừa
Có TK711: Trị giá hàng thừa được ghi tăng thu nhập

+ Nếu hàng thừa được xác định ngay do doanh nghiệp giao thừa, kế toán ghi:

Nợ TK157: Trị giá hàng chuyển đi bán phát sinh thừa
Có TK156(1561): Trị giá hàng hoá được xác định là đã xuất kho

Nếu số hàng thừa này được bên mua chấp nhận mua, kế toán sẽ tiến hành ghi nhận các bút toán sau:

· Ghi nhận doanh thu của số hàng thừa đã bán:

Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi:

Nợ TK111, 112, 131…: Tổng giá thanh toán của số hàng thừa đã bán
Có TK511(5111): Giá bán của số hàng thừa (chưa có thuế GTGT)
Có TK333(33311): Thuế GTGT phải nộp của số hàng thừa đã bán

Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, kế toán ghi:

Nợ TK111, 112, 131…: Tổng giá thanh toán của số hàng thừa đã bán
Có TK511(5111): Giá bán của số hàng thừa (gồm cả thuế GTGT)

· Ghi nhận giá vốn của số hàng thừa đã bán:

Nợ TK632: Trị giá vốn của số hàng thừa đã bán
Có TK157: Trị giá thực tế của số hàng chuyển thừa đã bán

Nếu bên mua từ chối mua số hàng thừa này và doanh nghiệp đã chuyển về nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK156(1561): Trị giá hàng nhập kho
Có TK157: Trị giá của số hàng thừa đã chuyển về nhập kho

<2> Nếu hàng thừa chưa xác định được nguyên nhân, đang chờ xử lý, kế toán ghi:

Nợ TK157: Trị giá hàng chuyển đi bán phát sinh thừa
Có TK338(3381): Trị giá hàng thừa chờ xử lý
Khi xác định được nguyên nhân thừa hàng, kế toán phản ánh như sau:

+ Nếu hàng thừa do dôi thừa tự nhiên trong định mức hoặc không xác định được nguyên nhân, doanh nghiệp được hưởng, kế toán ghi:

Nợ TK338(3381): Trị giá hàng thừa đã xử lý
Có TK711: Trị giá hàng thừa được ghi tăng thu nhập

+ Nếu hàng thừa được xác định là do doanh nghiệp giao thừa, kế toán ghi:

Nợ TK338(3381): Trị giá hàng thừa đã xử lý
Có TK156(1561): Trị giá hàng hoá được xác định là đã xuất kho

Và khi số hàng thừa này được bên mua chấp nhận mua hay từ chối mua và gửi trả lại cho doanh nghiệp, kế toán sẽ tiến hành phản ánh tương tự trường hợp hàng thừa xác định ngay nguyên nhân ở trên.