Hạch toán mua hàng phát sinh thừa

Trường hợp mua hàng khi nhập kho phát hiện thừa hàng thì tuỳ từng nguyên nhân cụ thể, kế toán sẽ tiến hành xử lý khác nhau:

- Nếu hàng thừa xác định ngay được nguyên nhân thì kế toán sẽ tiền hành xử lý ngay, cụ thể:

+ Nếu hàng thừa được xác định là do dôi thừa tự nhiên, căn cứ vào Phiếu nhập kho và Biên bản xử lý hàng thừa, kế toán ghi:

Nợ TK156(1561): Trị giá hàng thực nhập kho (không có thuế GTGT)
Nợ TK133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ (theo hoá đơn)
Có TK111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán của hàng hoá (theo hoá đơn)
Có TK711: Trị giá hàng thừa được xử lý ghi tăng thu nhập

+ Nếu hàng thừa do bên bán gửi thừa và doanh nghiệp đồng ý mua tiếp số hàng thừa này, khi nhận đầy đủ chứng từ, kế toán ghi:

Nợ TK156(1561): Trị giá hàng thực tế nhập kho (chưa có thuế GTGT)
Nợ TK133(1331): Thuế GTGT đầu vào của hàng hoá
Có TK111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán của hàng hoá

Còn nếu doanh nghiệp quyết định trả lại số hàng thừa này và bên bán đang nhờ doanh nghiệp giữ hộ thì doanh nghiệp chỉ nhập kho số hàng hoá theo hoá đơn, còn trị giá hàng thừa sẽ được theo dõi trên TK002 – Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công. Kế toán ghi:

Nợ TK002: Trị giá hàng thừa giữ hộ người bán

Đến khi xuất trả hàng cho người bán, kế toán sẽ ghi: Có TK002

- Nếu hàng thừa chưa rõ nguyên nhân và doanh nghiệp quyết định nhập kho toàn bộ số hàng, kế toán sẽ phản ánh như sau:

Nợ TK156(1561): Trị giá thực tế của hàng nhập kho (chưa có thuế GTGT)
Nợ TK133(1331): Thuế GTGT đầu vào của hàng hoá (theo hoá đơn)
Có TK111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán của hàng hoá (theo hoá đơn)
Có TK338(3381): Trị giá hàng thừa chờ xử lý

Khi xác định được nguyên nhân và xử lý số hàng thừa, căn cứ vào từng quyết định xử lý cụ thể, kế toán sẽ tiến hành ghi sổ theo một trong các định khoản sau:

+ Nếu hàng thừa do dôi thừa tự nhiên hay hàng thừa không xác định được nguyên nhân, sẽ xử lý ghi tăng thu nhập khác:

Nợ TK338(3381): Trị giá hàng thừa đã xử lý
Có TK711: Trị giá hàng thừa được xử lý ghi tăng thu nhập

+ Nếu hàng thừa do bên bán gửi thừa và doanh nghiệp trả lại cho người bán, kế toán ghi:

Nợ TK338(3381): Trị giá hàng thừa đã xử lý
Có TK156(1561): Trị giá hàng thừa xuất kho trả lại cho người bán

Nếu bên bán đang nhờ doanh nghiệp giữ hộ thì kế toán sẽ đồng thời ghi nhận bút toán: Nợ

TK002: Trị giá hàng thừa giữ hộ người bán. Đến khi xuất trả hàng cho người bán, kế toán sẽ ghi: Có TK002.

+ Nếu hàng thừa do bên bán gửi thừa và doanh nghiệp đồng ý mua tiếp số hàng thừa này, kế toán ghi:

Nợ TK338(3381): Trị giá hàng thừa doanh nghiệp đã mua lại (chưa có thuế GTGT)
Nợ TK133(1331): Thuế GTGT đầu vào tương ứng
Có TK111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán của số hàng thừa doanh nghiệp đã mua lại

*) Lưu ý: Trong trường hợp này, nếu doanh nghiệp chỉ nhập kho số hàng hoá theo hoá đơn, kế toán sẽ ghi nhận số thực nhập theo hoá đơn; số hàng thừa coi như doanh nghiệp giữ hộ cho người bán, kế toán ghi:

Nợ TK002: Trị giá hàng thừa chờ xử lý (không bao gồm thuế GTGT)

Khi xử lý số hàng thừa này, kế toán sẽ ghi:

Có TK002: Trị giá hàng thừa đã xử lý (không bao gồm thuế GTGT)

Đồng thời, căn cứ vào cách xử lý cụ thể, kế toán sẽ phản ánh thêm một số bút toán tương tự như trường hợp hàng thừa xác định ngay nguyên nhân đã trình bày ở trên. Trường hợp hàng mua có bao bì đi kèm tính tiền riêng thì số bao bì thừa cũng sẽ được xử lý tương tự hàng hoá.