Tính lương và phân bổ chi phí nhân công

Để tính tiền lương (tiền công) mà người lao động được hưởng và xác định chi phí nhân công vào chi phí SXKD, hàng tháng kế toán phải tính toán số tiền lương phải trả cho người lao động, đồng thời phân bổ chi phí nhân công vào chi phí SXKD của đối tượng sử dụng lao động liên quan. Việc tính tiền lương phải trả cho người lao động hàng tháng, được dựa trên cơ sở các chứng từ hạch toán lao động và chính sách chế độ về lao động, tiền lương hiện hành. Tuỳ theo việc phân công trách nhiệm trong doanh nghiệp mà việc tính lương có thể do nhân viên kế toán doanh nghiệp đảm nhận hoặc do nhân viên kinh tế ở các phân xưởng (tổ đội sản xuất) thực hiện, sau đó kế toán doanh nghiệp kiểm tra lại và thanh toán lương cho người lao động.

Trong các doanh nghiệp tồn tại hai hình thức tiền lương : Hình thức tiền lương thời gian và hình thức tiền lương sản phẩm. Mỗi hình thức tiền lương ứng với cách tính tiền lương riêng.

a.  Tinh lương thời gian.
Tiền lương thời gian được tính căn cứ vào thời gian làm việc và bậc lương, thang lương của người lao động.

Tiền lương phải trả theo thời gian = thời gian làm việc x mức tiền lương thời gian. (Mức tiền lương thời gian được áp dụng cho từng bậc lương).

Tuỳ theo yêu cầu và trình độ quản lý mà doanh nghiệp có thể tính mức lương thời gian theo mức lương tháng, lương ngày, lương giờ, lương công nhật.

Mức lương tháng là số tiền lương đã quy định sẵn đối với từng bậc lương ở các thang lương trả cho người lao động hàng tháng.

Mức lương tháng thường được áp dụng để trả lương cho lao động gián tiếp, mức lương tháng gồm: lương cấp bậc (chức vụ) và phụ cấp khu vực (nếu có).

Trong các doanh nghiệp Nhà nước, thông thường Nhà nước chỉ huy định mức lương tối thiểu, còn các mức lương cao hơn được xác định theo hệ số cấp bậc lương.

Công thức tính như sau:

Mi = Mu + Hi    

Trong đó :

Mi là mức lương của lao động bậc i

Mu là mức lương tối thiểu

Hi hệ số cấp bậc lương bậc i

Mức lương ngày thường áp dụng để tính trả lương cho lao động trực tiếp hưởng lương thời gian trong những ngày hội họp, học tập và để tính trợ cấp BHXH thay lương trong những ngày ốm đau, thai sản, tai nạn lao động…

Mức lương giờ thường dùng để tính trả lương cho người lao động trực tiếp trong những giờ làm việc không hưởng lương theo sản phẩm.

Lương công nhật: Là tiền lương tính theo ngày làm việc, áp dụng đối với những người lao động tạm thời chưa xếp vào thang lương. Họ làm việc ngày nào hưởng tiền lương (tiền công) ngày ấy, theo mức lương quy định cho từng loại công việc.

Tiền lương thời gian được xác định theo nội dung trên đây được gọi là tiền tương thời gian giản đơn. Trong thực tế người lao động hưởng lương thời gian còn có thể được hưởng khoản tiền thưởng vì đảm bảo ngày công, giờ công, năng suất lao động cao… Tiền lương thời gian giản đơn kết hợp cùng với khoản tiền thưởng hình thành hình thức tiền lương thời gian có thưởng. Doanh nghiệp có thể xây dựng hệ số tính thưởng theo các mức thưởng khác nhau.

b.  Tính lương theo sản phẩm , phương pháp chia lương sản phẩm tập thể.

Tiền lương tính theo sản phẩm là số tiền tương tính trả cho người lao động căn cứ vào số lượng sản phẩm do họ sản xuất ra đạt tiêu chuẩn chất lượng quy định hay khối lượng công việc người lao động làm xong được nghiệm thu và đơn giá tiền tương của sản phẩm, công việc đó.

Đơn giá tiền lương sản phẩm là mức tiền lương sản phẩm trả cho một đơn vị sản phẩm, công việc hoàn thành đạt tiêu chuẩn quy định. Trong các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ, lương sản phẩm được trả theo doanh thu bán hàng, bằng việc xác định đơn giá tiền lương tính cho 1.000 đồng hay 1.000.000đ doanh thu có phân biệt theo từng nhóm hàng với giá bán khác nhau. Nếu trị giá bán thấp, khả năng tiêu thụ kém thì đơn giá tính tiền lương cho 1.000đ hay 1.000.000đ doanh thu cao và ngược lại. Ví dụ: nhóm hàng A có trị giá bán thấp và khả năng tiêu thụ khó khăn, còn nhóm hàng B trị giá bán cao và khả năng tiêu thụ dễ dàng, doanh nghiệp xác định đơn giá tiền lương tính cho việc bán 1.000.000 đ doanh thu của mặt hàng A là 20.000 đ, mặt hàng B là 15.000đ.

Khối lượng sản phẩm hoặc công việc được xác định căn cứ vào các chứng từ hạch toán kết quả lao động. Tiền lương trả theo sản phẩm bao gồm nhiều hình thức cụ thể: Tiền lương trả theo sản phẩm cá nhân trực tiếp, tiền lương sản phẩm tập thể, tiền lương theo sản phẩm cá nhân gián tiếp, lương sản phẩm luỹ kế….

Đối với những công việc do tập thể người lao động cùng thực hiện thì tiền lương sản phẩm tập thể sau khi được xác định theo công thức trên, cần được tính chia cho từng người lao động trong tập thể đó theo phương pháp chia lương thích hợp. Doanh nghiệp có thể thực hiện chia lương sản phẩm tập thể theo các phương pháp:

*. Phương pháp chia lương sản phẩm tập thể theo hệ số lương cấp bậc của người lao động và thời gian làm việc thực tế của từng người.

Theo phương pháp, căn cứ vào thời gian làm việc thực tế và hệ số lương cấp bậc của từng người để tính chia lương sản phẩm tập thể cho từng người theo công thức:

Li : Tiền lương sản phẩm của lao động i

Ti: Thời gian làm việc thực tế của lao động i Hi: Hệ số cấp bậc lương của lao động i

Lt: Tổng tiền lương sản phẩm tập thể n: Số lượng lao động của tập thể

*. Phương pháp chia lương sản phẩm tập thể theo mức lương cấp bậc và thời gian làm việc thực tế của từng người.

Theo phương pháp này, căn cứ vào thời gian làm việc thực tế và mức lương cấp bậc của từng công nhân để chia lương sản phẩm tập thể cho từng người theo công thức:

*. Phương pháp chia lương sản phẩm tập thể theo hệ số lương cấp bậc hoặc theo mức lương cấp bậc và thời gian làm việc thực tế của từng CN, kết hợp với bình công chấm điểm.

Phương pháp này áp dụng trong trường hợp cấp bậc kỹ thuật của từng công nhân không phù hợp với cấp bậc công việc được giao. Theo phương pháp này tiền lương sản phẩm tập thể được chia làm 2 phần:

-Phần tiền lương phù hợp với lương cấp bậc được phân chia cho từng người theo hệ số lương cấp bậc hoặc mức lương cấp bậc và thời gian làm việc thực tế của từng người.

– Phần tiền lương sản phẩm còn lại được phân chia theo kiểu bình công chấm điểm.

Trong thực tế một người lao động trong một tháng có thể vừa làm những công việc hưởng lương tính theo thời gian, vừa làm những công việc hưởng lương tính theo sản phẩm. Mặt khác, ngoài tiền lương thời gian và lương sản phẩm người lao động còn có thể được hưởng các khoản khác như phụ cấp trách nhiệm, tiền ăn ca, … Đối với doanh nghiệp Nhà nước chi phí cho bữa ăn ca được lấy từ lợi nhuận để lại cho doanh nghiệp. Hàng tháng sau khi tính toán tiền lương và các khoản khác người lao động được hưởng cho từng người, thuộc từng bộ phận, kế toán phản ánh vào bảng thanh toán tiền lương (có thể dùng mẫu số 02/LĐTL ban hành theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT). Trường hợp doanh nghiệp trả lương 2 kỳ 1 tháng, thì kỳ 1 là số tiền tạm ứng lương, kỳ 2 là số tiền còn lại phải trả cho người lao động sau khi đã trừ số tạm ứng lương kỳ 1 và các khoản phải khấu trừ vào lương (nếu có). Nội dung các khoản này đều được phản ánh trong bảng thanh toán tiền lương. Bảng thanh toán tiền lương được lập theo từng bộ phận trong doanh nghiệp , trong đó phản ánh số tiền lương, các khoản phụ cấp thuộc quỹ lương và các khoản phụ cấp khác của từng người lao động trong từng bộ phận. Căn cứ vào các bảng thanh toán tiền lương kế toán lập “Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương của toàn doanh nghiệp”. Trong bảng này, mỗi bộ phận của doanh nghiệp được phản ánh 1 dòng trên cơ sở số liệu dòng cộng của từng bảng thanh toán lương. Các bảng thanh toán lương của từng bộ phận và bảng tổng hợp thanh toán tiền lương của toàn doanh nghiệp là căn cứ để trả lương cho từng người lao động, để tổng hợp quỹ tiền lương thực tế và là cơ sở để tính toán, phân bổ chi phí nhân công vào chi phí SXKD của doanh nghiệp.

Để trả lương cho từng người, ngoài bảng thanh toán tiền lương kế toán còn có thể lập sổ lương hoặc phiếu trả lương cho từng người. Trong đó ghi rõ khoản tiền lương và các khoản khác mà người lao động được hưởng. Tiền lương phải được phát tận tay người lao động hoặc thông qua đại diện của bộ phận nơi người lao động làm việc. Nhưng khi đã phát lương tới từng người, cần có đầy đủ ký nhận của họ để làm cơ sở pháp lý cho việc ghi sổ kế toán.

Đối với khoản BHXH trả thay lương trong tháng mà người lao động được hưởng khi họ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động… Căn cứ vào chứng từ liên quan (phiếu nghỉ hưởng BHXH mẫu 03

–   LĐTL và các chứng từ gốc khác), kế toán tính toán số tiền BHXH phải trả cho từng người lao động theo công thức:

Số tiền BHXH phải trả cho từng người theo từng nguyên nhân (ốm, con ốm, sinh đẻ…) được phản ánh vào bảng thanh toán BHXH. Bảng này là căn cứ để tổng hợp và thanh toán trợ cấp BHXH trả thay lương cho người lao động và là căn cứ để ghi sổ kế toán cũng như để lập báo cáo quyết toán BHXH với cơ quan quản lý BHXH. Tuỳ thuộc vào số lượng người được hưởng trợ cấp BHXH thay lương mà kế toán có thể lập bảng này cho từng bộ phận hoặc lập chung cho toàn doanh nghiệp.

Trường hợp doanh nghiệp áp dụng chế độ tiền thưởng cho người lao động, kế toán cần lập bảng thanh toán tiền thưởng (có thể sử dụng mẫu số 05/LĐTL để theo dõi và chi trả.

c.  Phân bổ chi phí nhân công vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp .

Trong nền sản xuất hàng hoá, tiền lương là một bộ phận của chi phí SXKD cấu thành nên giá trị sản phẩm. Bởi vậy ngoài việc tính toán, phản ánh chi tiết tiền lương và các khoản khác phải trả cho từng người lao động, qua đó để kiểm tra việc thực hiện chính sách, chế độ đối với người lao động. Kế toán quản trị doanh nghiệp còn phải tính toán, phân bổ chi phí nhân công vào chi phí SXKD phải phù hợp với yêu cầu phân loại chi phí sản xuất kinh doanh, hạch toán chi tiết chi phí SXKD và tính giá thành sản phẩm.

Chi phí nhân công trong chi phí sản xuất kinh doanh gồm: Các khoản tiền lương (tiền công), các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động khi họ thực hiện các công việc sản xuất, bán hàng, quản lý kinh doanh,… và các khoản trích theo tỉ lệ nhất định tính trên tiền lương (tiền công) (trích BHXH, BHYT, KPCĐ). Kế toán quản trị cần phải xác định đủ nội dung chi phí nhân công tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của đối tượng sử dụng lao động liên quan.

Trong hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp quy định việc sử dụng các tài khoản cấp 1 và cấp 2 để phản ánh chi phí nhân công, đó là TK 622 – chi phí nhân công trực tiếp, TK 6271- Chi phí nhân viên phân xưởng, TK 6411- Chi phí nhân viên (bán hàng), TK 6421 – Chi phí nhân viên quản lý, … kế toán quản trị có thể mở các TK cấp 2,3… của các tài khoản 622, 6271, 6411, 6421 để phản ánh chi phí nhân công của từng đối tượng cụ thể.

Ví dụ: TK 6221 – Chi phí nhân công trực tiếp – phân xưởng 1, TK 6221A – Chi phí nhân công trực tiếp PX1 – SPA, TK6221B- chi phí nhân công trực tiếp PX1- SPB; TK 6222 – Chi phí nhân công trực tiếp PX2, TK 6222C -Chi phí nhân công trực tiếp PX2 – SP C….

TK 62711 – chi phí nhân công quản lý PX (bộ phận) 1, TK 62712- Chi phí nhân công quản lý phân xưởng (bộ phận) 2,…

Hàng tháng kế toán căn cứ vào các bảng thanh toán tiền lương, bảng tổng hợp thanh toán tiền lương và các chứng từ gốc liên quan để tổng hợp, xác định số phân bổ chi phí nhân công vào chi phí sản xuất kinh doanh của đối tượng sử dụng lao động liên quan. Việc tính toán, phân bổ chi phí nhân công cho các đối tượng sử dụng có thể thực hiện bằng phương pháp trực tiếp hay bằng phương pháp phân bổ gián tiếp. Kết quả tính toán, phân bổ được phản ánh trong”Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương”.

Để ghi vào các cột thuộc phần “Tiền lương và các khoản khác thuộc quỹ lương” kế toán căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương và các chứng từ hạch toán thời gian lao động, kết quả lao động thực hiện tập hợp, phân loại chứng từ theo từng đối tượng sử dụng trên cơ sở đó xác định số tiền lương (phân tích theo lương sản phẩm, lương thời gian) các khoản phụ cấp và các khoản khác thuộc quỹ lương của doanh nghiệp phải trả cho người lao động ghi vào các cột tương ứng.

Căn cứ vào tỉ lệ trích bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), kinh phí công đoàn (KPCĐ) và cơ sở tính trích (tiền lương thực tế phải trả hoặc tiền lương cơ bản theo qui định) theo từng đối tượng sử dụng tính ra số tiền trước BHXH, BHYT, KPCĐ để ghi vào các cột tương ứng của phần “các khoản trích theo lương”.

Căn cứ vào kết quả tính trích trước tiền lương nghỉ phép theo kế hoạch của công nhân trực tiếp sản xuất để ghi vào cột “khoản trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất”, các dòng đối tượng sử dụng liên quan thuộc chi phí nhân công trực tiếp (chi phí NCTT).

Số liệu ở cột “tổng cộng” của bảng phân bổ này cho biết chi phí nhân công tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của các đối tượng sử dụng liên quan. Cần lưu ý rằng trường hợp doanh nghiệp thực hiện trích trước tiền lương nghỉ phép cho công nhân sản xuất thì trong chi phí NCTT không bao gồm tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho CNSX trong tháng.

Hàng tháng kế toán căn cứ vào các bảng thanh toán tiền lương, bảng tổng hợp thanh toán tiền lương và các chứng từ gốc liên quan để tổng hợp, xác định số phân bổ chi phí nhân công vào chi phí SXKD của đối tượng sử dụng lao động liên quan. Việc tính toán, phân bổ chi phí nhân công cho các đối tượng sử dụng có thể thực hiện bằng phương pháp trực tiếp hay bằng phương pháp phân bổ gián tiếp. Kết quả tính toán, phân bổ được phản ánh trong “Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương”.